FüAktiv Jahresbilanz 2020

Das Jahr 2020 war geprägt von den Auswirkungen der Pandemie auf das Tagesgeschäft der Abteilung Z. Von Beginn an galt es Klarheit und Verlässlichkeit für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen. Insbesondere Fragen zum Verhalten am Arbeitsplatz (Hygiene regeln) und im Gebäude sowie dienst- und arbeitsrechtliche Fragen in Verbindung mit Homeoffice, Kinderbetreuung, Betreuung von nahen Angehörigen etc. standen neben der Nutzung und Anwendung digitaler Medien (eAkte) im Vordergrund.

Das Sachgebiet (SG) Z2 war hier für unser Personal ständiger Ansprechpartner. Im Zuge der Unterstützungsmaßnahmen der Staatsregierung erfolgten seitens der FüAk Abordnungen von Personal an die Gesundheitsämter im Bereich CTT (Contact-Tracing-Team) sowie die Zuweisung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an die Regierung von Niederbayern und Oberfranken zur Bearbeitung von Anträgen auf Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz. Beide Maßnahmen sind noch nicht beendet und werden im Jahr 2021 noch fortgeführt.

Unverändert hoch sind die Personalbewegungen an der FüAk. Gründe hierfür sind die zu vollziehenden Verlagerungsprozesse, Neueinstellungen, Ausscheiden aus dem Dienst oder Wahrnehmung von Elternzeit etc. So stehen bei einem Gesamtpersonalkörper von circa 260 Personen 29 Personalzugänge 23 Personalabgängen gegenüber.

Die Beschaffungsstelle der FüAk im SG Z3 besorgte zu Beginn des Jahres die notwendigen Hygieneartikel. Dies war in der anfangs unübersichtlichen Lage am Markt nicht ganz einfach. Gleichwohl konnten Mund-Nasen- Bedeckungen, Desinfektionsmittel und entsprechende Spender zeitnah besorgt und bereitgestellt werden. Die Umsetzung des Hygienekonzept erfolgte planmäßig und routiniert. In Abstimmung mit den Abteilungen wurden Einzelbüros bereitgestellt, die Besucherlenkung über die Pforte im Erdgeschoss organisiert, sowie entsprechende Beschilderungen vorgenommen.

Der Seminarservice war durch die anfängliche Unsicherheit bei der Durchführung von Seminaren und Veranstaltungen stark gefordert. Viele Absagen und Stornierungen erfolgten bei den Teilnehmern, Fremdreferenten und Seminarhäusern. So wurden 198 Seminare coronabedingt storniert, 103 Seminare konnten online durchgeführt werden.

Im Bereich der Arbeitssicherheit lag der Schwerpunkt auf dem Brandschutz an der FüAk am Standort Landshut. Im Zuge der Ertüchtigung erfolgte unter anderem der Einbau von Rauchmeldern in den Gängen und den Büros. Auch wurden die Brandschutztüren zum Treppenhaus hin erneuert.

Das Jahr 2020 war für das SG Z4 – eGovernment eine besondere Herausforderung. Bedingt durch den plötzlichen Anstieg an Homeoffice in unserer Verwaltung stand das Arbeiten mit der eAkte plötzlich ganz zentral im Fokus der Arbeitserledigung. Eine Ende Februar erfolgte Umstellung der Fabasoft eGovSuite auf eine neue Oberfläche, führte zu zusätzlichem Supportaufwand.

Die Ämter sind vollständig in die eAkte eingeführt. Aktuell sind 3 500 Nutzer registriert. Ursprünglich als Präsenzveranstaltung geplante Schulungen wurden in Online-Schulungen umgewandelt. eAkten-Schulungen sind nunmehr auch fester Bestandteil der Ausbildung. Alle Jahrgänge der Referendare und Anwärter
wurden im Zuge des Ausbildungsplans in der Anwendung der eAkte unterrichtet. Zudem konnte durch die FüAk die digitale Rechnungslegung in Verbindung mit der eAkte und dem IHV (Integriertes Haushalts- und Kassenverfahren) im Ressort eingeführt sowie neue Vorlagendokumente implementiert werden. Des Weiteren ist damit begonnen worden, die Abläufe der Förderverfahren in der eAkte abzubilden und vollständig in der eAkte zu bearbeiten (Weinbau- und Bienenförderung). Die Mitarbeiter arbeiten in hohem Maße im Homeoffice. Dennoch konnten alle Anforderungen erfüllt werden. Es zeigt sich aber auch, dass die Anwendung digitaler Werkzeuge soziale Kontakte nicht ersetzen kann.

Das Jahr 2020 stellte das Sachgebiet (SG) Iuk1 an der FüAk unplanmäßig vor eine große Her­ausforderung, da coronabedingt innerhalb kürzester Zeit eine sehr große Anzahl an Telearbeitszugängen eingerichtet werden musste. Der sprunghafte Anstieg führte und führt zu einem massiven Supportaufkommen. Zusätzlich wurde auch die Infrastruktur am IT-DLZ komplexer, um den kurzfristig aufgetretenen Bandbreitenproblemen Rechnung zu tragen. Der Beginn der zweiten Infektionswelle löste erneut eine starke Nachfrage an Telearbeitszugängen aus.

Die kurzfristige Bereitstellung dieser großen Anzahl an Telearbeitsplätzen war nur möglich, da temporär hierfür vom LSI (Landesamt für Sicherheit) der Einsatz sogenannter Softzertifikate freigegeben und der Zugang digital ermöglicht wurde. Diese Zugangsmöglichkeit wird aufgrund der geringeren Sicherheit nach der Pandemie wieder gesperrt. Der gestiegenen Nachfrage an Notebooks wurde unter den gegebenen Rahmenbedingungen so gut wie möglich Rechnung getragen. Die verfügbaren Geräte wurden so gerecht wie möglich auf die FüAk und die Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten verteilt.

In 2020 wurde die FüAk, SG IuK2, durch das StMELF mit Projektleitung und/oder Projektmanagement dreier großer Software-Entwicklungsprojekten betraut. Es sollen Nachfolger für das Mitarbeiterportal, für die Beurteilungssoftware DiBe-Online und ein Relaunch für das Internet des Ressorts entwickelt werden. Alle Projekte werden mit dem Managementstandard V-Modell XT Bayern entwickelt. Seither wurden für die Projekte „DiBe-Online-Redesign“ und „Relaunch Internet“ die wesent­lichen Projektprodukte (wie Projektauftrag, Projekthandbuch, QS-Handbuch, Projektplan, Risikoliste etc.) erarbeitet und in den jeweiligen Lenkungsausschüssen qualitätsgesichert. Der­­­zeit wird mit Hochdruck an der zum Teil noch fälligen Besetzung essenzieller Projektrollen gearbeitet, damit diese Projekte weiterhin planmäßig entwickelt werden können.

Corona hat die Öffentlichkeitsarbeit stark verändert. Da Präsenztermine auf Online-Angebote umgestellt wurden, passte das SG IuK3 das Angebot für die Ämter zügig an. In den Internetauftritten stieg die Zahl der Online-Anmeldungen und Videos rapide. Auch starteten weitere Ämter Newsletter, um ihre Zielgruppen passgenau zu informieren.

Gleichzeitig verringerte sich die Nachfrage nach Printprodukten. Corona verstärkte die Tendenz "Online vor Print" weiter. Die monatelange Abordnung einer Kollegin für die Corona-­Hilfe an die Regierung konnte das Sachgebiet eine Zeit lang gemeinsam auffangen, zuletzt musste leider das Printangebot eingeschränkt werden. Erfreulicherweise konnten alle Ausgaben von "Schule und Beratung" im gewohnten Umfang erscheinen.

Das bisher umfangreichste Entwicklungsprojekt des SG IuK4 ist seit Mitte November offiziell produktiv. Derzeit finden Schulungen statt. Unter anderem aus Sicherheitsgründen muss die Anwendung SKD „Stand der Kontrolle und Dateneingabe“ abgelöst werden. Durch die Eingliederung der Neuprogrammierung in das Portal iBALIS wird die Effizienz der Sachbearbeitung im Zusammenhang z. B. mit dem Mehrfachantrag oder der Feldstückskarte erheblich verbessert. Funktionen, die eng in Zusammenhang mit SKD standen, aber in anderen Systemen realisiert wurden, können nun inte­griert werden, wie die elektronische Sachbearbeitung (ESB).

Die technisch größte Herausforderung war, die bis zu 600 Einzelprüfungen pro Betrieb zeitnah durchzuführen. Dazu wurden moderne Komponenten der Infrastruktur des StMELF für parallele und asynchrone Verarbeitung genutzt und intensiv an der Berechnungsgeschwindigkeit gearbeitet. Zukünftig rechnet man zu Spitzenzeiten mit bis zu 75 Millionen Einzelprüfungen pro Tag. Bei der Anforderungsanalyse und Entwicklung wurde viel Wert auf die Mitwirkung erfahrener Sachbearbeiter gelegt, um eine optimale Bedienbarkeit zu erhalten. Erste Rückmeldungen der Nutzer zeigen, dass dies erreicht wurde. Ebenso war Barrierefreiheit ein wichtiges Ziel. Maßgeblich für den Erfolg des Projekts war auch eine agile Arbeitsweise mit hoher Kommunikationsfrequenz zwischen Anforderungsanalysten, Testern und Entwicklern und frühzeitiger Rückmeldung zur Qualität des Produkts.

Sowohl bei den alltäglichen Routinearbeiten im „Personalgeschäft“ als auch bei der Beurteilung des höheren Dienstes 2020 bewährte sich die gute Zusammenarbeit mit Referat A5. Bei der zum 1. Juli 2021 anstehende Ämterreform wirkte das Sachgebiet (SG) A1 bei den Einzelgesprächen im Rahmen der Ämterbesuche vor Ort und virtuell über Webex mit. Im Bereich der Ausbildung unterstützte das SG A1 das StMELF durch die Teilnahme an Vorstellungsgesprächen, bei Prüfungen sowie durch die Sammlung, Sichtung und Vervollständigung der Einstellungsunterlagen für die zweite und dritte QE. Die Anzahl der eingestellten Anwärter ist deutlich gestiegen. Die modulare Qualifizierung (modQ) nach A10 konnten sechs Teilnehmer und den Wechsel des fachlichen Schwerpunktes neun Fachoberlehrerinnen erfolgreich beenden.

Die große Personalfluktuation bei den Projektkräften an den Ämtern erforderte das Sichten und Bewerten vieler Bewerbungen, Durchführen von Vorstellungsgesprächen und Veröffentlichen von Ausschreibungen. Im Bereich der Wasserberatung wurden elf Projektkräfte entfristet.

Am 6. Februar 2020 wurde ein Infotag für neue Behördenleiter durchgeführt. Danach fanden bedingt durch die Pandemie und die anstehende Neuausrichtung der Landwirtschaftsverwaltung weder für neue Leiter der Amtsverwaltung noch für neue Behördenleiter Infotage statt. Der Informationsaustausch erfolgte über telefonische Einzelgespräche und Remote-Unterstützung am Bildschirm.

Nach einer kurzen Pilotphase Anfang 2020 wurde ab April im Echtsystem nach und nach auf eine vollständig digitale Bearbeitung von Rechnungen umgestellt. Alle eingehenden Rechnungen werden dabei zusammen mit den Lieferscheinen in der eAkte erfasst und hier im Laufweg sachlich und rechnerisch richtig gezeichnet. Anschließend werden sie automatisch an das Fachverfahren (IHV) übergeben und dort wie gewohnt verbucht. Die vollständige digitale Bearbeitung machte es möglich, dass trotz coronabedingtem verstärktem Homeoffice alle Rechnungen immer zeitnah ausbezahlt werden konnten.

Aufgrund eines internen Personalwechsels wurden die Aufgaben im Sachgebiet A2 überprüft und neu verteilt und die jeweiligen Vertreterinnen und Vertreter festgelegt. Eine aktuelle Übersicht hierzu ist im Mitarbeiterportal zu finden.

Wie im Vorjahr fanden auch 2020 Fachaufsichtsprüfungen im Bereich Haushalt an fünf Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) statt. Trotz erschwerter Bedingungen konnte bei vier ÄELF die Ab­schluss­besprechung vor Ort stattfinden. Geprüft wurden schwer­punktmäßig die Bereiche Allgemeiner Geschäftsbedarf, Haltung von Dienstfahrzeugen, Vermischte Verwaltungsausgaben, der Sachaufwand zur Förderung gesunder Ernährung und der Verwaltungsaufwand zur Vorbereitung und Durchführung von beruflichen Prüfungen. Es gab keine gravierenden Beanstandungen.

Im ersten Quartal konnte das Projekt „Arbeitssituation in den Abteilungen L1 Förderung“ abgeschlossen werden.
An acht ÄELF wurde für den Zeitraum eines Jahres eine Arbeitszeitzuordnung auf 19 definierte Produkte vorgenommen. Zweck der Erfassung war unter anderem die Ermittlung des Zeitbedarfs in Arbeitsspitzen, eine Optimierung von Ressourcen- und Arbeitskraft-Bedarf sowie die Gewinnung einer Datengrundlage für die Personal-Sollplanung. Durch diese Erkenntnisse können Überlastungen vermieden bzw. abgebaut werden. Außerdem wird eine Argumentationsgrundlage für ORH-Prüfungen geschaffen. Durch das SG A2 erfolgte eine quartalsweise Plausibilisierung mit anschließender Auswertung der gesammelten Daten mittels SAP.

Bis zum ersten Lockdown war noch reguläre Bildungsarbeit möglich. Das änderte sich ab Mitte März schlagartig. Nach kurzer Orientierungs- und Umstellungszeit gelang es, einen Großteil des Bildungsangebots im Laufe des Jahres auf Online-Angebote umzustellen. Aber es mussten auch viele Seminare abgesagt oder verschoben werden. Ab Mai bis in den Herbst hinein war unter Einhaltung der Corona-Hygieneregeln wieder ein Seminarbetrieb in Präsenz möglich. November und Dezember 2020 wurde erneut – soweit sinnvoll möglich – das gesamte Bildungsangebot auf online umgestellt.

Die Corona-Pandemie hat dazu beigetragen, dass die digitale Bildung einen immensen Schub erfahren hat. Nach kurzer Zeit waren die Beschäftigten der Abteilung Bildung im Stande, mit den zur Verfügung stehenden Werkzeugen Webex, Jabber, Edudip, mebis und Co. gewandt umzugehen und diese in den Seminaren einzusetzen.

Gut gerüstet für die digitale Bildungswelt begleiteten wir Mitte des Jahres eine Vielzahl von Beschäftigten des Ressorts im Umgang mit Webex und anderen Werkzeugen. Es entstand zu diesem Thema ein Forum „Erfolgreich digital kommunizieren“ mit Anleitungen zu den einzelnen Anwendungen, Erklär-Videos und individueller Bearbeitung von Fragen und Problemen. Die Begleitung der Schulen und deren Lehrkräfte in die digitale Welt war eine stetig wachsende Herausforderung. Mit dem Lehrerportal in Kombination mit Webex und mebis stehen den Lehrkräften ausreichend Möglichkeiten für digitale Bildung zur Verfügung.

Angesichts dieser schwierigen Rahmenbe­dingungen ist es eine beträchtliche Leistung, dass alle Ausbildungsseminare – online, offline oder hybrid – durchgeführt werden konnten. Im Rahmen der Ausbildung wurde das erste Online-Seminar „Betriebsplanung“ und das erste Präsenzseminar „Beratungsmethodik“ unter Corona-Bedingungen entwickelt. Auf dieser Grundlage wurden Hygieneregeln für weitere Präsenz­seminare erstellt.

Die fachliche Bildung erwies sich in Zeiten der Corona-Pandemie als ein Stabilitätsfaktor der Bildungsarbeit. Die Bildungsangebote lassen sich vollständig in die digitale Welt transformieren, aber der Umstellungsaufwand hierfür ist beträchtlich. Zur Vorbereitung eines Online-Seminars ist geschätzt die 4- bis 6-fache Zeit notwendig. Mittlerweile sind Online-Seminare im fachlichen Bereich gängige Praxis und nahe­zu schon Routine.

Die außerfachliche Bildung ist intensiv von der Krise betroffen. In diesem Bereich wurden besonders viele Seminare storniert und/oder verschoben. Der Grund: ein Seminar zur Persönlichkeitsentwicklung im Online-Format kann nicht die Qualität eines Präsenz-Seminars (mit oder ohne Maske) ersetzen, denn Kommunikation findet zu großen Teilen non-verbal statt. Trotzdem haben wir uns dazu entschlossen, auch Seminare im außerfachlichen Bereich online durchzuführen. Die Rückmeldung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer wie die Einschätzung der verantwortlichen Seminarleiter ermutigen, dass auch im außerfachlichen Bereich vieles online möglich ist und wie wichtig es ist, diese Inhalte kontinuierlich anzubieten. Eine Vielzahl von Online-Angeboten ist bereits entstanden: Führen auf Augenhöhe, Führen und Leiten, Flexibilität und Mut in unsicheren Zeiten.
Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, dass es systemrelevant ist, Menschen auch aus der Ferne im Austausch zu halten und gelingende Kommunikation zu ermöglichen.

Die Planung des Bildungsprogramms 2021 war von einer weiteren Veränderung gekennzeichnet. Nachdem unsere Planung fertig erstellt war, wurde Mitte Juli 2020 die Neuausrichtung der Landwirtschaftsverwaltung beschlossen. In der Konsequenz wurde ein Großteil der Planung überdacht, korrigiert und ergänzt. Rund 200 Seminartage kamen zum regulären Programm hinzu. Trotzdem gelang es, das Bildungsprogramm rechtzeitig zum 9. November 2020 für die Anmeldung frei zu geben.

Am 1. August konnte Stefanie Seidl als dreißigste Mitarbeiterin in Regen im Sachgebiet (SG) F1 begrüßt werden. Damit ist die Behördenverlagerung nach Regen in Rekordzeit abgeschlossen. Ein weiterer wichtiger Schritt hin zum Grünen Zentrum wurde geschafft: Die Stadt hat das Gebäude, in dem das Niederbayerische Landwirtschaftsmuseum untergebracht ist, an den Freistaat verkauft. Damit kann der Freistaat das Gebäude zu einem Bürogebäude umbauen und erweitern.

2020 standen die Entscheidungen über die eingegangenen Widersprüche im Vordergrund. Die Bearbeitung von fast 300 Widersprüchen gegen die Neuregelung der Ausgleichszulage 2019 wurde in einem Kraftakt innerhalb von drei Monaten bewältigt. F1 liegen nun auch die ersten Widersprüche aus dem Bereich der neu eingeführten „Schaf- und Ziegenprämie“ sowie beim „Herdenschutz Wolf“ zur Entscheidung vor.

Verwaltungsstreitsachen wurden 2020 pandemiebedingt von den Gerichten nach Zustimmung der Klageparteien oft ohne mündliche Verhandlungen entschieden. Rund drei Prozent der Klagen waren aus Sicht des Landwirts erfolgreich. Dies ist der niedrigste jemals im SG F1 erreichte Wert und belegt die hervorragende Arbeit des neu gebildeten Teams.

Die Fachkenntnisse in der Förderung bei den Mitarbeitern des Prüfdienstes auf dem aktuellen Stand zu halten, hat grundsätzlich oberste Priorität. Um dieses Ziel auch unter den besonderen Bedingungen des Jahres 2020 erreichen zu können, mussten bewährte Kommunkationswege geändert und kurzfristig mit besonderer Unterstützung durch den IuK-Bereich neu aufgebaut werden. Dazu wurden die Vorträge aller nach dem Lockdown vorgesehenen Fortbildungen aufgezeichnet und den Mitarbeitern zum Streamen bereitgestellt. Die Abstimmungsgespräche mit dem StMELF zur Klärung von fachlichen Fragestellungen wurden wöchentlich abgehalten, die Protokolle dazu am Folgetag zur Verfügung gestellt. Die regelmäßigen zentralen Besprechungen mit den Prüfdienstleitern erfolgten als Videokonferenz mit dem Vorteil, dass Fachkollegen des StMELF zur Klärung von Fragestellungen für ein Zeitfenster teilnehmen konnten.
Im Rahmen eines Projektes wurden für den Prüfdienst im Sommer zwei Flügeldrohnen angeschafft und zwei Projektkräfte eingestellt. Mit einer Laufzeit von zwei Jahren soll nun in der Praxis getestet werden, welchen Nutzen diese Technik für die Förderverwaltung bringt

Die Unterstützung der 47 Abteilungen L1 – Förderung stand auch im Kalenderjahr 2020 für das SG F3 – Flächen- und tierbezogene Förderprogramme im Vordergrund. Mit 24 durchgeführten und auf Unterstützung ausgerichteten Fachaufsichtsprüfungen wurde ein zweijähriger Prüfturnus erreicht.

Ab Mitte März 2020 führte die Corona-Pandemie zu einer Weiterentwicklung der Vorgehensweise: Von den Ämtern werden nicht mehr nur für bestimmte, sondern – sofern erforderlich – für sämtliche Prüffälle und Bereiche der internen Qualitätssicherung Unterlagen vorab per E-Mail angefordert. Dadurch reduzierte sich die Anwesenheit vor Ort erheblich auf etwa zwei bis drei Stunden. Die Rückmeldungen der Ämter für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten und unsere Erfahrungen sind dazu sehr positiv, so dass wir diese Vorgehensweise auch künftig beibehalten werden.

Den zeitlich größten Anteil der Arbeitskapazität hat auch im Jahr 2020 die Beratung mit 52 Prozent beansprucht. Neben der Beantwortung von 1 666 Anfragen der Ämter per E-Mail wurde als Beratungsinstrument auch das Mitarbeiterportal mit vielen stets aktuellen Hinweisen bei Abrechnungen und bei der Antragstellung der Agrar­umwelt- und Klimamaßnahmen (AUM) genutzt.

Das SG F4 – Investive und sonstige Förderprogramme wurde ab 2020 vom StMELF mit der Fachaufsicht über die Fördermaßnahme „Bayerischen Programm zur Stärkung des Weinbaus – Teil B Investitionsförderung (WBB)“ betraut. Da das Programm vom SG K2 – Strukturförderung der FüAk abgewickelt wird, finden nun Fachaufsichtsprüfungen innerhalb der FüAk statt. Dabei können von F4 die Erfahrungen vor allem aus anderen Förderbereichen wie Einzelbetriebliche Investitionsförderung (EIF) effektiv eingebracht werden.

Das Jahr 2020 war wie überall geprägt von den Auswirkungen der Corona-Pandemie. Oberste Prämisse war, den Dienstbetrieb aufrecht zu erhalten und den Zuwendungsempfängern die zustehenden Fördermittel zeitgerecht auszahlen zu können.
Dabei zeigte sich sehr schnell, dass überall, wo Förderprozesse schon digital aufgesetzt waren, der Corona-bedingte Wechsel ins Homeoffice möglich war. Die Mitarbeiter und Führungskräfte kommunizierten von da an überwiegend mit Jabber und Webex, um die Arbeitsprozesse zu koordinieren.
Im Bereich der Digitalisierung erworbenes Know-How liefert jetzt schon neue Ideen und Prozessansätze, die sicher auch nach dem „Corona-Modus“ beibehalten werden.

Die Abteilung K hat in den letzten Jahren unabhängig von den Auswirkungen der Corona-Pandemie die Digitalisierung der Arbeitsprozesse weiterentwickelt. Zu beachten ist dabei die Bandbreite der „Papierfülle“ eines Förderprozesses. Dies reicht von mehreren Leitz-Ordnern pro Förderfall (Beispiel „Marktstrukturförderung“) bis zu von Anfang an vollkommen digital aufgestellten Prozessen wie beim Bayerischen Sonderprogramm Landwirtschaft Digitalisierung (BaySL Digital). Hier stellt der Antragsteller im iBALIS den Förderantrag und lädt die entsprechenden Unterlagen, wie Angebote und später beim Zahlungsantrag auch die Rechnungen hoch. Der Sachbearbeiter plausibilisiert den Förderfall und setzt den Fall auf „geprüft“. Zum Schluss gibt der Sachgebietsleiter die Zahlung ebenfalls „digital“ im iBALIS frei.

Ebenfalls zu 100 Prozent digital läuft mittlerweile das Programm „Erlebnis Bauernhof“. Die Neuprogrammierung bei IuK4 wurde gemeinsam mit dem StMELF und Mitwirkung der Abteilung K umgesetzt und ein vollkommen digitales Abrechnungsmodul in iBALIS geschaffen.

Schon in der Zeit vor Angliederung zur FüAk, als Abteilung „Förderwesen und Fachrecht“ an der LfL, wurden erste Dokumente digital in der
eAkte abgelegt. Dabei gilt das personell und strukturell vollkommen neu aufgebaute juristische Sachgebiet als Vorreiter, um auch den Workflow zu implementieren. In K1 laufen die Arbeitsvorgänge damit ausschließlich digital, die Vorteile zeigen sich jetzt im „Corona-Modus“, bei dem die Mitarbeiter ohne Effizienzeinbußen zu 100 Prozent im Homeoffice arbeiten können.

Als Pilotprojekt wurde nach intensiven Arbeitsgesprächen mit Sachgebiet Z4, FüAk und Referat P3, StMELF die Weinbauförderung Teil B (WBB) in ein eAkte-Förderverfahren umgestellt. Vorteil war hier, dass die Bayerische Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau als „Antragsbehörde“ das Scannen der Förderunterlagen und das Anlegen eines Vorgangs pro Förderfall in der eAkte vornahm. Somit erhielt das SG K2 die WBB-Förderanträge bereits in digitaler Form.

Als Ergebnis nach jetzt zwei Förderdurchgängen kann festgestellt werden:

Mittlerweile wurde ein weiteres Förderverfahren auf eAkte umgestellt: Die Investive Imkerei­förderung im Sachgebiet K3 wird seit Oktober 2020 ebenfalls als Kombination von eAkte und weiterer Förderabwicklung im iBALIS vollzogen. Dabei übernimmt die Zentrale Registratur in Landshut das Scannen der Papieranträge und legt einen Vorgang in der eAkte an. Interessanterweise nutzen mehr Antragsteller als angenommen die Möglichkeit, im Corona-Modus die Anträge schon per E-Mail zu stellen und ersparen damit den Scan-Vorgang.

Die Abteilung K wird neben zentralen Arbeitsprozessen in der eAkte, wie Beschaffungsanträge usw. weiter die Digitalisierung vorantreiben.
Bei den Investiven Förderprogrammen muss das Ziel sein, auch die Antragstellung schon zu digitalisieren. Deshalb braucht es hier wie bei Erlebnis Bauernhof oder BaySL Digital entsprechende IuK-Anwendungen, vorzugsweise im iBALIS, da hier die Programmmodule wie Antragsdaten und Identifizierung des Antragstellers schon vorhanden sind.

Zielführend sind konkrete, maßnahmenbezogene Workshops mit den Beteiligten. So sollen die zwei Workshops zur Digitalisierung der investiven Förderung mit Referat P3 StMELF, Sachgebiet Z4 FüAk und der Abteilung K fortgeführt werden und weitere richtungsweisende Ergebnisse bringen.

Aufgrund von Corona wurde ab dem Frühjahr die Arbeit überwiegend im Homeoffice erledigt. Online-Konferenzen ermöglichten regelmäßige Besprechungen. Da innerhalb der Zentralen Vergabestelle (ZVSt) nahezu papierlos gearbeitet wird, klappte diese doch neue Art des Arbeitens sehr gut.

Im Januar fand eine Dienstbesprechung mit der Beschaffungsstelle der Landesanstalt für Landwirtschaft (LfL) statt, um verschiedene Punkte der Zusammenarbeit zu erörtern. Unter anderem wurden die Vergaben des Kompetenzzentrum für Ernährung (KErn) angesprochen sowie der Umgang mit den zum 1. Januar 2020 aus der LfL ausgegliederten und nun als Staatsbetrieb agierenden Bayerischen Staatsgütern hinsichtlich deren Vergaben. Da die Beschaffungsstelle der LfL in dieser Zeit auch neu organisiert wurde, sagte die ZVSt eine bis Mitte des Jahres befristete verstärkte Unterstützung der Mitarbeiter des KErn zu.

Ebenfalls im Januar wurde mit der Einrichtung eines Amazon Business Kontos zentral für alle Dienststellen im Geschäftsbereich begonnen; zwar hatten auch bisher schon vereinzelt Bestellungen per Amazon stattgefunden, für die jedoch meist ein Kollege in Vorleistung gehen musste, da regelmäßig der Kauf auf Rechnung nicht möglich war. Mit dem nun eingerichteten zentralen Konto können alle Beschaffungsstellen im Ressort über das einheitliche Konto „ZVSt“ ihre Bestellungen tätigen, wobei die Rechnungsstellung an die jeweilige Behörde erfolgt. Die ZVSt ist mit der Administration insbesondere der Nutzer von Amazon Business betraut. Da die Nutzung von Amazon Business als eine Alternative der Beschaffungen im Bereich des Direktauftrags (derzeit also bis zu 5 000 € netto) vorgesehen ist, wurde auch eine entsprechende Wertgrenze im System hinterlegt.

Nach erfolgreich durchgeführten Testbestellungen und entsprechenden Abstimmungen mit Amazon Business wurde der Echtbetrieb für alle Beschaffungsstellen mit ZVSt-Schreiben für den 2. März 2020 angekündigt. Seit der Einführung bis zum Jahresende 2020 wurden ressortweit mehr als 3 100 Bestellungen von nahezu allen Beschaffungsstellen durchgeführt; dies spiegelt eine breite Akzeptanz dieser neuen Bestellmöglichkeit wider.

Im April wurde die ZVSt vom StMELF informiert, dass der Oberste Rechnungshof (ORH) das Vergabewesen und damit auch die ZVSt als Teil dessen im Geschäftsbereich Ernährung, Landwirtschaft und Forsten prüfen wird. Als Schwerpunkt der Prüfung wurde die Umsetzung der Ministerratsbeschlüsse zur Konzentration von Vergabestellen im Ressort genannt. Daneben wurde ein konkreter Fragenkatalog zu Struktur und Aufgaben der ZVSt vorgelegt und beantwortet. Neben der ZVSt wurden auch die Beschaffungsstelle der FüAk sowie ausgewählte weitere Beschaffungsstellen des Geschäftsbereichs (unter anderem des Amtes für Ländliche Entwicklung Oberbayern, der LfL, einiger Ämter für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten) in die Prüfung einbezogen. Der Bericht des ORH ist für das erste Halbjahr 2021 angekündigt.

Im Sommer wurden vier Schulungstermine via Online-Meeting abgehalten, da keine größeren Präsenzveranstaltungen stattfinden konnten. Hier waren die Kolleginnen und Kollegen aus den Beschaffungsstellen aller Behörden im Ressort Zielgruppe.

Da sich die Infektionslage im August etwas entspannt hatte und auch mit 13 teilnehmenden Personen das Hygienekonzept eingehalten wurde, konnte am 18. und 19. August 2020 für die Mitarbeiter der ZVSt eine Schulung durchgeführt werden. Insbesondere die Beschaffung von IT-Leistungen im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten wurde dabei thematisiert.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZVSt haben im Jahr 2020 den Zuschlag in insgesamt 26 Projekten mit einem Auftragsvolumen von rund 9,4 Mio. € netto erteilt; davon 16 EU-Verfahren. Gegenüber dem jeweils geschätzten Auftragswert ergaben sich bei Zuschlagserteilung durchschnittliche Einsparungen in Höhe von 20,16 Prozent; dies entspricht einem monetären Volumen von circa 2,37 Mio. € netto (2,82 Mio. € brutto), die durch die ausgeschriebenen Leistungen eingespart werden konnten.

Neben den mit Zuschlagserteilung abgeschlossenen Verfahren waren und sind im Laufe des Jahres weitere insgesamt 20 Verfahren in Bearbeitung, wobei einigen angetragenen Projekten jedoch die Ausschreibungsreife fehlte. Diese Aufgaben wurden zunächst an die Bedarfsträger zurückgegeben und können nach Überarbeitung erneut vorgelegt werden.

Für das Jahr 2021 sind neben diesen vorstehend genannten Projekten wiederum einige Schulungstermine im Vergaberecht sowie in der Anwendung eVergabe vorgesehen. Auch die Fachaufsicht und das Controlling über die Beschaffungsstellen wird in 2021 intensiviert.

Matthias Wirth wurde zum Leiter der Zentralen Vergabestelle für den Geschäftsbereich mit Wirkung vom 1. August 2020 bestellt. Zur Bestellungen gratulieren wir recht herzlich.

Karl Fischer war seit 1. Mai 2018 vom AELF Münchberg zu uns an die Führungsakademie mit 40 Prozent abgeordnet und Leiter der Zentralen Vergabestelle für den Geschäftsbereich am Dienstort Münchberg. Am 1. August 2020 trat er seinen wohlverdienten Ruhestand an.
Wir danken Karl Fischer für die an der Führungsakademie geleistete Arbeit und wünschen ihm für die Zukunft alles Gute!

Josef Wein trat am 1. Mai 2020 den wohlverdienten Ruhestand an. Im Jahr 1995 kam Josef Wein als Dozent für Fachmethodik und Ausbildung zu uns an die Führungsakademie und wurde 1999 zum Abteilungsleiter in der Abteilung B – Bildung bestellt. Im Jahr 2003 stand nach acht Jahren an der Führungsakademie erneut eine große Veränderung an: Anfang des Jahres wurde er an das Staatsministerium abgeordnet und zum 1. Oktober an die Direktion für Ländliche Entwicklung München versetzt. Dort über­nahm er die Leitung der Abteilung Zentrale Dienste sowie des Sachgebietes Personal und Verwaltung. 2005 kam er zurück an die Führungsakademie als Abteilungsleiter für Bildung. Mit Josef Wein verlässt uns eine hoch anerkannte und engagierte Führungskraft und ein geschätzter Kollege. Wir danken ihm für die an der Führungsakademie geleistete Arbeit. In diesem Sinne wünschen wir ihm alles Gute für den Ruhestand – seine Weitsicht sowie seine freundliche Art werden wir sehr vermissen!

Wir verabschieden unsere geschätzte Kollegin, Elisabeth Hermannsdorfer in den wohlverdienten Ruhestand. Elisabeth Hermannsdorfer hat die FüAk zum 31. Oktober 2020 verlassen. Seit 2012 war sie bei uns an der Führungsakademie und zuletzt als Dozentin und Leiterin des Sachgebietes B1 – Ausbildung tätig. Sie war verantwortlich für die Ausbildung unserer künftigen Kolleginnen und Kollegen. Sie forderte und förderte diese wie „eine Mutter“ mit viel Herzblut, großem Engagement und Erfolg. Sie kümmerte sich in außergewöhnlicher Art und Weise um deren Wohlergehen und tat alles für sie, damit sie am Ende der Ausbildungszeit eine gute Prüfung absolvieren konnten. Genauso am Herzen lagen ihr die Lehrerinnen und Lehrer der Schulen unseres Ressorts. Dass sie inhaltlich, methodisch und pädagogisch up-to-date und bestens gerüstet sind, war ihr stets ein großes Anliegen. Wir wünschen unserer Kollegin alles erdenklich Gute für den kommenden Lebensabschnitt und danken ihr für die an der Führungsakademie geleistete vorbildliche Arbeit.

Anfang Mai wurde Forst­direktor Ulrich Lieberth die Leitung der Abteilung Bildung an der FüAk übertragen. Er tritt damit die Nachfolge von Josef Wein an, der 15 Jahre diese Funktion prägte. Ulrich Lieberth ist in Stadt und Landkreis Landshut kein Unbekannter: Fast sechs Jahre leitete er den Bereich Forsten am Amt für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten Landshut. Nun kehrt der 57-Jährige an die FüAk zurück, an der er zuvor schon über 13 Jahre als Trainer und Experte für Führungsangelegenheiten tätig war. Die Abteilung Bildung ist für Lieberth folglich ein gut bekannter und sehr vertrauter Arbeitsbereich. Der Start von Ulrich Lieberth als neuer Leiter war alles andere als einfach: Aufgrund der Corona-Pandemie musste er sein 26-köpfiges Team nahezu ausschließlich virtuell führen. Dazu kam noch die Neuausrichtung der Ämter, die vielfältige Aufgaben für die Abteilung B nach sich zieht.
Wir wünschen ihm viel Erfolg bei seiner neuen herausfordernden Aufgabe.

Unser erfahrener Kollege Jens Nebe wurde vom Sachgebiet B2 – Fachunterstützung, fachliche Fortbildung Landwirtschaft in das Sachgebiet B1 – Ausbildung zum 1. Oktober 2020 umgesetzt und zugleich zum Sachgebietsleiter B1 bestellt. Jens Nebe wechselte nach vielen Jahren in der Abteilung L am StMELF zum 1. August 2015 in die Abteilung Bildung der FüAk. Zunächst war er als Mitarbeiter im Sachgebiet B2 für die Fachliche Fortbildung Landwirtschaft im Bereich Tierhaltung (Rinder, Pferde und Kleintiere) sowie im Bereich Förderung verantwortlich. Schon ein Jahr später wurde er zum 1. Juli 2016 zum Dozenten ernannt und leitete das Sachgebiet B2 seit dem 1. August 2018. Er vertritt die FüAk seit 2016 in der CECRA AG und ist engagiertes Mitglied des Örtlichen Personalrates.
Jens Nebe hinterläßt aufgrund seiner fachlichen Kenntnisse eine große Lücke im tierischen Bereich, füllt aber dafür eine große Lücke, die durch die Pensionierung von Elisabeth Hermannsdorfer entstanden ist. Wir wünschen ihm viel Erfolg und gutes Gelingen in seinem neuen Sachgebiet.

Monika Reimann war seit Mai 2014 bei der LfL in der „Abteilung Förderwesen und Fachrecht“, kurz AFR genannt, Leiterin des Sachgebietes AFR3 – Produktbeihilfen. Diese Funktion über­nahm sie auch ab 1. Januar 2019 bei uns an der Führungsakademie als Sachgebietsleiterin für das Sachgebiet K3 – Produktbeihilfen. Das Sachgebiet K3 wickelt derzeit überwiegend das EU-Schulprogramm mit Schulmilch- und Schulfruchtförderung ab. Zum Sachgebiet K3 gehört aber auch die Imkerei­förderung mit neun verschiedenen Fördermaßnahmen. Bis 2019 wurde in K3 auch die Förderung der Erzeugerorganisationen für Obst und Gemüse abgewickelt. Seit Januar 2019 übernahm Reimann auch die Vertretung des Abteilungsleiters für den Standort München. Ab 20. April 2020 war sie bereits an das StMELF teilabgeordnet und ab 20. Juni 2020 wurde sie dorthin vollständig abgeordnet. Wir danken Monika Reimann für die an der Führungsakademie geleistete Arbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihr alles Gute!

Seit 1997 war Karl Deubzer bei uns an der Führungsakademie Leiter des Sachgebietes IuK1 – EDV-Betreuung, IT-Sicherheit. In seinem Kollegenkreis galt er als strukturiert und geradlinig. Er überblickte fachlich den gesamten IT-Bereich. Dabei ließ er sich nur schwer aus der Ruhe bringen. Dies war die Basis für die hohe Effizienz und Effektivität seines Sachgebietes. Man schätzte ihn wegen seiner Hilfsbereitschaft und er war ein guter Ratgeber, dessen Aussagen auf einer breiten Allgemeinbildung basierten. Er war ein Mann der knappen Worte, brachte es aber trotzdem immer auf den Punkt. Er hatte immer ein offenes Ohr für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ließ ihnen den notwendigen Freiraum, eigene Ideen umzusetzen. Mit seinem trockenen Humor brachte er die Leute zum Schmunzeln. Wir danken Karl Deubzer für die an der Führungsakademie geleistete Arbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihm alles Gute, Glück und Gesundheit.

Wie schön wäre es, wenn an dieser Stelle wie üblich ein paar Informationen zu Themen wie Betriebsausflüge, Dienst- und Personalversammlungen oder Landshuter Führungsgespräche stehen könnten. All das ist der Corona-Pandemie zum Opfer gefallen und deshalb ist es an dieser Stelle auch angebracht dazu etwas zu schreiben. Der Tenor soll aber ein anderer sein als vielleicht erwartet. Es gilt mindestens mit Zufriedenheit, durchaus auch mit Stolz, auf des Erreichte zu blicken.

Bereits Mitte März 2020 richtete die FüAk einen Krisenstab für die sich abzeichnende Pandemie ein. Damit reagierte die FüAk nicht nur auf die eingehenden Schreiben des StMELF, sondern griff den Maßnahmen regelmäßig voraus. Sei es durch entsprechende Homeoffice-Regelungen, Abstandsregeln oder Maskenpflicht. Was vom Ministerium angeordnet wurde, war an der FüAk schon umgesetzt.

Mit der AG Neustart wurde nach mehreren Wochen die angeordnete Wiederaufnahme des Dienstbetriebes koordiniert, bis das erneute Aufflammen der Infek­tionsherde einen weiteren Lockdown erforderlich machte. Dabei ist besonders hervorzuheben, dass durch die größtenteils schon vorhandene technische Ausstattung, ganz besonders aber durch die steile Lernkurve der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Dienstbetrieb annähernd reibungslos aufrechterhalten wurde.

Eigenverantwortlich und in hohem Maße selbstorganisiert haben die Beschäftigten an der FüAk sich die erforderlichen Kompetenzen angeeignet, um ihr Aufgabengebiet weiterhin bearbeiten zu können. Das ist eine beachtliche Leistung während der gleichzeitigen Sorge um Angehörige und der Betreuung der Kinder bei geschlossenen Kitas und Homeschooling!

Um diesem Geiste zu entsprechen und der positiven Grundeinstellung Ausdruck zu verleihen ist der Leitsatz 2021 gewählt:

Die letzten Monate waren sehr geprägt von der COVID-19-Pandemie, von der auch unsere schwerbehinderten Beschäftigten betroffen waren und weiterhin sind. Das Tragen von Mund- und Nasen-Bedeckung ist für manchen schwerbehinderten Menschen eine große Herausforderung.

Aufgrund der Einschränkungen konnten wir keine Versammlungen für die örtlichen Vertreterinnen und Vertreter für Menschen mit Behinderung an den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) abhalten. Der Informationsaustausch wäre ausgerechnet in diesem Bereich sehr wichtig, aber leider mussten wir uns mit E-Mail und Telefon begnügen, was nicht immer zufriedenstellend war.

Großes Thema war die „Neuausrichtung und Modernisierung der Landwirtschaftsverwaltung“.

Ganz gespannt erwarteten wir, welche Auswirkungen auf uns zu kommen. Bei der Umsetzung und den Gesprächen mit dem Ministerium werden unsere schwerbehinderten (SB)-Kolleginnen und -Kollegen natürlich unterstützt und begleitet. Ich war bei einigen Gesprächen unterstützend beteiligt. Es ist mir sehr wichtig, dass niemand benachteiligt wird, die Wünsche berücksichtigt werden und Lösungen zufriedenstellend sind.

Durch die Zusammenlegung einiger Ämter müssen im Herbst 2021 teilweise neue Schwerbehindertenvertreter gewählt werden.

Als SB-Vertreterin und -Vertreter ist man immer Bindeglied zwischen der Personalvertretung und dem schwerbehinderten Beschäftigten, die Zusammenarbeit an der FüAk funktioniert sehr gut. Die Beteiligung bei Einstellungen und Vorstellungsgesprächen nimmt viel Zeit in Anspruch, da sich sehr oft schwerbehinderte Menschen bewerben und der öffentliche Dienst bei der Einstellung von Menschen mit Behinderung auch Vorbild sein soll.

Es wird spannend bleiben, aber wir werden trotzdem versuchen unseren Optimismus beizubehalten, gesund zu bleiben und mit viel Tatendrang das neue Jahr anzugehen.

Niemand hätte zu Jahresbeginn gedacht, dass ein weltweiter Virus die Personalratsarbeit in der Bayerischen Landwirtschaftsverwaltung so beeinflussen würde. Das Bayerische Personalvertretungsgesetz (BayPVG) setzt klare Rahmenbedingungen. Präsenzsitzungen sind erforderlich, Videokonferenzen sind nicht oder nur mit einem unzumutbaren Aufwand möglich. Grundvoraussetzung für eine Videokonferenz ist ein deutscher Betreiber des Servers. Diese Voraussetzung hat der Personalrat eigenverantwortlich sicher zu stellen. Außerdem ist bei Entscheidungen im Falle von Videokonferenzen zusätzlich die schriftliche Willensbekundung aller Personalratsmitglieder bei jeder Maßnahme erforderlich.

Auch für die örtlichen Personalräte war die Verpflichtung, eine Personalversammlung in jedem Halbjahr abzuhalten, schwierig. Hier gab es viele innovative Ideen. Hilfreich war in diesem Zusammenhang der Hinweis des Finanzministeriums, dass es in Pandemiezeiten kein Pflichtvergehen des Personalrates ist, wenn keine Personalversammlung abgehalten wird.

Die Personalgespräche des Staatsministeriums sind abgeschlossen. Während der erste Teil der Gespräche bis Mitte Oktober an den Ämtern stattfinden konnte, wurde pandemiebedingt der zweite Teil ab Mitte Dezember mit Videokonferenzen durchgeführt. Die Feinjustierung der Aufgaben wird jetzt in acht Arbeitsgruppen festgelegt. Das Stellensoll für die neuen Organisationseinheiten soll dann bis Ende März stehen. Gleichzeitig wird an der Personalzuteilung gearbeitet. In den Fällen, bei denen der Dienstherr andere Vorstellungen hat als der Betroffene, wird es noch ein zweites Gespräch geben. Der Hauptpersonalrat ist in allen diesen Dingen intensiver Begleiter. Zentrale Inhalte der Dienstvereinbarung zwischen Staatsministerium und Hauptpersonalrat werden die Errichtung von dislozierten Arbeitsplätzen sowie der Grundsatz „Umsetzung vor Versetzung“ sein.

Der Wahltermin ist der 22. Juni 2021. Die Wahlen für die Stufenvertretungen Bezirkspersonalrat und Hauptpersonalrat werden definitiv stattfinden. Wie die Regelungen bei den Ämtern aussehen wird, ist bis zum heutigen Tag nicht bekannt. Wichtigste Aufgabe des amtierenden Personalrates ist die fristgerechte Bestellung des Wahlvorstandes bis spätestens 22. März 2021.

Eine starke Personalvertretung mit hoher Wahlbeteiligung ermöglicht ein hervorragendes „Standing“ beim Dienstherrn.

Vor Ort, aber auch via Webex fanden die Personalratssitzungen und die Monatsgespräche mit Präsidentin Ingeborg Bauer 2020 statt – je nach aktuellen Corona-Vorgaben. Wichtig war dem Gremium dabei, Personalmaßnahmen fristgerecht zu entscheiden und an die Personalstelle weiterzugeben, um beispielsweise bei Einstellungen, Beförderungen, Höhergruppierungen oder Abordnungen keine Zeit zu verlieren.

Der Personalrat brachte sich in den „Krisenstab Corona“ ein. Auch engagierte er sich in der Arbeitsgruppe „Dienstvereinbarung Arbeitszeit“ im Interesse der Kolleginnen und Kollegen. Die Dienstvereinbarung trat am 1. Juli 2020 in Kraft mit überarbeiteten Regeln zum Homeoffice und entsprechenden Antragsformularen.

Anstelle der Personalversammlungen ging der Personalrat digitale Wege: Der halbjährliche Tätigkeitsbericht wurde im MAP der FüAk veröffentlicht. Im Dezember wandte sich Vorsitzende Carmen Ziegler zusätzlich per Video an die Kolleginnen und Kollegen. Einen neuen Anstrich und neue Möbel erhielt der Sozialraum am Standort Landshut. Mitglieder des Personalrats brachten sich ein, um dort mehr Wohlfühlatmosphäre für die Mittags- und Kaffeepausen zu schaffen.

Im Jahr 2021 finden Personalratswahlen statt. Termin der Stimmabgabe wird der 22. Juni sein. Der Personalrat bestellte den Wahlvorstand rechtzeitig, damit dieser sich online schulen lassen kann.

Menschen treffen Entscheidungen selten alleine. Stattdessen nutzen sie die Informationen und das Wissen ihres sozialen Umfelds (d. h. anderer Personen), um bessere Entscheidungen zu treffen.

Der Grundgedanke, der die kollektive Intelligenz (Schwarmintelligenz) beschreibt, lautet: „Eine Gruppe ist intelligenter als ihr klügstes Mitglied.“*

Das Konzept von Schwarmintelligenz ist nicht neu. In der Natur kann man das Schwarmverhalten vor allem als erfolgreiche Überlebensstrategie, wenn es um Feindvermeidung geht, beobachten. Bereits griechische Philosophen haben sich mit der „kollektive Intelligenz“ und deren Wirkung auseinandergesetzt. Seither wurde dieses Thema eingehend untersucht und auch weiterentwickelt. Der Schwarm (Community**) ist dabei nach einer Definition der Universität Potsdam eine Gruppe von Personen, deren Bindung sich aus gemeinsamen Motiven, Situationen oder Zielen ergibt und die sozial miteinander interagieren.

Eine wichtige Frage dabei ist, ob die Zusammensetzung von Gruppen, wenn diese nach verschiedenen Kriterien, wie beispielsweise dem Alter oder dem Geschlecht differenziert oder gemischt aufgestellt sind, für den Erfolg bei der Aufgabenbewältigung eine Rolle spielt.Ende 2011 veröffentlichte Anita Woolley gemeinsam mit Thomas Malone von der MIT Sloan School of Management in Cambridge (Mass.) im Magazin „Science“ eine aufsehenerregende Studie über die kollektive Intelligenz von 98 unterschiedlich zusammengesetzten Arbeitsgruppen.

Ein wesentliches Ergebnis: Ein hoher Frauenanteil und der damit verbundenen Steigerung der sozialen Sensitivität erhöht die Intelligenz einer Gruppe bedeutsam.*
Für mich als Gleichstellungsbeauftragten sind diese Untersuchungsergebnisse eine fundierte Bestätigung, dass bei Einstellungen innerhalb einer nach Sachgebieten und Abteilungen gegliederten modernen Behörde auf eine angemessene Geschlechterverteilung geachtet werden soll und der Frauenanteil in Führungszirkeln („Schwarm mit besonderer Verantwortung“) für ein effizientes Management von wesentlicher Bedeutung ist.

Nun hat Corona wegen der allgemein anhaltend hohen Inzidenzwerte auch in der öffentlichen Verwaltung überwiegend zum Dienst im Homeoffice geführt. Persönliche Kontakte zu anderen bedeuten ein Infektionsrisiko und die Folgen einer Infektion können bekanntlich sehr gravierend sein. Die meisten Büros der FüAk-Standorte sind daher seit Mitte Dezember 2020 weitgehend verwaist. Der „Schwarm“ hat sich über die verschiedenen Hierarchien hinweg aufgelöst.

Für manchen komplexen Fall hat sich vor Corona ein zufälliger Austausch auf dem Gang mit Kolleginnen und Kollegen als Initialzündung erwiesen und oft zu einer Lösung bei schwierigen Einzelfragen geführt. Der für eine kollektive Intelligenz notwendige und oft auch zufällige Gedankenaustausch „face to face“ ist nun stark heruntergefahren und kann auch durch wöchentliche Videokonferenzen nicht immer ausreichend kompensiert werden.

Aber die Krise macht auch deutlich, dass nur auf Grund vorhandener digitaler Technik und der Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice eine weitgehende Aufgabenerfüllung in dieser Ausnahmesituation überhaupt durchgeführt werden kann.

Es wird sicherlich nach Corona vieles an Veränderung bleiben und nicht mehr so sein, wie es vorher war. Vielleicht müssen wir uns auch erst an die verstärkte Nutzung der digitalen Kommunikation weiter gewöhnen und dabei weitere Anpassungen vornehmen, um auch spezielles Schwarmwissen über die neuen Medien abrufen und nutzen zu können.

Mir selbst ist jedoch bewusst geworden, meine Kolleginnen und Kollegen fehlen mir, und zwar nicht nur wegen der kollektiven Intelligenz.

Es bleibt zu hoffen, dass die getroffenen Maßnahmen zur Corona-Eindämmung die Inzidenzwerte wieder spürbar nach unten drücken und mit der Frühlingssonne wieder etwas Normalität in die Standorte zurückkehrt.