Abwicklung der täglichen Arbeit mit Hilfe der eAkte
Sachgebiet arbeitet vollständig digital
Im Sachgebiet F1– Förderrecht der Ämter an der Staatlichen Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (FüAk) gibt es – mit Ausnahme von einer kleinen Handvoll Altfällen – keine Papierakten mehr.
Was an Vorarbeit nötig war
In Zusammenarbeit mit dem Sachgebiet Z4 eGovernment wurden die Arbeitsabläufe bei der F1 am FüAk-Standort Regen in den letzten Jahren Schritt für Schritt auf ein vollumfängliches elektronisches Arbeiten umgestellt. Sämtliche anfallende Tätigkeiten einschließlich aller erforderlichen Mit- und Schlusszeichnungen werden mithilfe der eAkte erledigt. Die Kommunikation mit den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) erfolgt nur noch über den internen Versand der eAkte: Widersprüche, Behördenirrtümer, Verhältnismäßigkeitsprüfungen etc. werden innerhalb der eAkte vorgelegt und abgearbeitet.
Bei Schreiben in Papierform wird auf die eigenhändige Unterschrift verzichtet. Nach der erforderlichen Mit- und Schlusszeichnung in der eAkte geht der Vorgang direkt elektronisch an das Sekretariat und das Geschäftszimmer in Landshut und kann dort nach dem Ausdrucken sofort verschickt werden.
Wir benutzen Vorlagen, deshalb ist das direkte Arbeiten mit MS-Word in bzw. aus der eAkte möglich. Die Felder eines Schreibens wie zum Beispiel Aktenzeichen, Adresse, Anrede werden automatisch mit den vorhandenen Daten der eAkte befüllt. Außerdem stellt das Team eAkte der F1 Textbausteine zur Verfügung, um inhaltlich gleichgelagerte Schreiben schnell und effizient erstellen zu können. Die Möglichkeiten der Vorlagennutzung in der eAkte wurde bereits im letzten Newsletter ausführlicher vorgestellt.
Auch sämtliche Auswertungen, wie die Zahl der Widerspruchseingänge, werden nun vollständig und ausschließlich über die eAkte gewonnen. Hierfür werden Vorgänge und Dokumente in einheitlich strukturiert und einheitlich benannt.
Besonderes Behördenpostfach

Zukunft

Vergangenheit
Unser Fazit:
Neben den täglichen Arbeitserleichterungen durch den hohen Digitalisierungsgrad ist es insbesondere auch in Zeiten einer Pandemie problemlos möglich, flexibel im Homeoffice wie gewohnt weiterzuarbeiten. Wir können den Dienstbetrieb unverändert fortführen.
Ansprechpartnerin
Petra Rankl
Sachgebiet F1