Abwicklung der täglichen Arbeit mit Hilfe der eAkte
Sachgebiet arbeitet vollständig digital

Im Sachgebiet F1– Förderrecht der Ämter an der Staatlichen Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (FüAk) gibt es – mit Ausnahme von einer kleinen Handvoll Altfällen – keine Papierakten mehr.

Was an Vorarbeit nötig war

In Zusammenarbeit mit dem Sachgebiet Z4 eGovernment wurden die Arbeitsabläufe bei der F1 am FüAk-Standort Regen in den letzten Jahren Schritt für Schritt auf ein vollumfängliches elektronisches Arbeiten umgestellt. Sämtliche anfallende Tätigkeiten einschließlich aller erforderlichen Mit- und Schlusszeichnungen werden mithilfe der eAkte erledigt. Die Kommunikation mit den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) erfolgt nur noch über den internen Versand der eAkte: Widersprüche, Behördenirrtümer, Verhältnismäßigkeitsprüfungen etc. werden innerhalb der eAkte vorgelegt und abgearbeitet.

Bei Schreiben in Papierform wird auf die eigenhändige Unterschrift verzichtet. Nach der erforderlichen Mit- und Schlusszeichnung in der eAkte geht der Vorgang direkt elektronisch an das Sekretariat und das Geschäftszimmer in Landshut und kann dort nach dem Ausdrucken sofort verschickt werden.

Konsequentes Arbeiten mit Vorlagen

Wir benutzen Vorlagen, deshalb ist das direkte Arbeiten mit MS-Word in bzw. aus der eAkte möglich. Die Felder eines Schreibens wie zum Beispiel Aktenzeichen, Adresse, Anrede werden automatisch mit den vorhandenen Daten der eAkte befüllt. Außerdem stellt das Team eAkte der F1 Textbausteine zur Verfügung, um inhaltlich gleichgelagerte Schreiben schnell und effizient erstellen zu können. Die Möglichkeiten der Vorlagennutzung in der eAkte wurde bereits im letzten Newsletter ausführlicher vorgestellt.

Auch sämtliche Auswertungen, wie die Zahl der Widerspruchseingänge, werden nun vollständig und ausschließlich über die eAkte gewonnen. Hierfür werden Vorgänge und Dokumente in einheitlich strukturiert und einheitlich benannt.

Besonderes Behördenpostfach

Laptop mit FilztascheZoombild vorhanden

Zukunft
Bei der Kommunikation mit den Verwaltungsgerichten und den Staatsanwaltschaften haben sich durch die Digitalisierung ebenso erhebliche Erleichterungen ergeben. Für die elektronische Kommunikation nutzt das Sachgebiet F1 seit letztem Jahr als eines der Ersten überhaupt das so genannte besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Es bietet einen sicheren Übertragungsweg für den Aktenverkehr. Der vollständige Förderakt wird aus der eAkte generiert und automatisch durchnummeriert. Eine Übermittlung von Förderakten in Papierform ist nicht mehr erforderlich. Auch das lästige händische Durchnummerieren des Förderakts durch die ÄELF entfällt nun. Einzig der Übertragungsvorgang ist noch ein wenig holprig, weil nur geringe Datenmengen auf einmal übertragen werden können und der elektronische Förderakt deshalb manchmal wieder in mehrere PDF-Dateien aufgeteilt werden muss.
Aktenkoffer mit Griff zum ZiehenZoombild vorhanden

Vergangenheit
Tablet statt Koffer
Für die mündlichen Verhandlungen vor den Verwaltungsgerichten ist die F1 mit einem Tablet ausgestattet. Dadurch kann der elektronische Akt sozusagen in der Handtasche mitgenommen werden. Im Gegensatz dazu mussten in früheren Zeiten ganze Aktenberge in einem eigenen Koffer geschleppt werden. Während der mündlichen Verhandlung erleichtert die elektronische Suchfunktion das Auffinden eines bestimmten Schriftstückes zudem enorm.

Unser Fazit:
Neben den täglichen Arbeitserleichterungen durch den hohen Digitalisierungsgrad ist es insbesondere auch in Zeiten einer Pandemie problemlos möglich, flexibel im Homeoffice wie gewohnt weiterzuarbeiten. Wir können den Dienstbetrieb unverändert fortführen.

Ansprechpartnerin
Petra Rankl
Sachgebiet F1