Erlebnis Bauernhof im Serviceportal iBALIS
Abwicklung deutlich verbessert

Logo und Schriftzug iBALIS

Das Programm "Erlebnis Bauernhof" ermöglicht jedem Grundschulkind der zweiten bis vierten Jahrgangsstufe, Förderschulkindern aller Jahrgangsstufen sowie Kindern in Deutschklassen in Bayern die Teilnahme an einem kostenfreien Lernprogramm auf einem Bauernhof. Landwirtschaftliche Unternehmen können das Programm anbieten, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Wollen landwirtschaftliche Betriebe Schülern ein Lernprogramm anbieten, benötigen Sie eine Zulassung. Voraussetzung für eine Zulassung sind unter anderem die Einhaltung betrieblicher, sicherheitsrelevanter und hygienischer Qualitätsstandards sowie eine Qualifizierung als Erlebnisbäuerin/Erlebnisbauer oder eine äquivalente Qualifizierung. Diese Zulassung vergibt die Abteilung K Kompetenzzentrum Förderprogramme an der Staatliche Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (FüAk).

Neu: Zulassungsmodul in iBALIS

Bisher wurden die Daten zu Zulassungen in Excel-Dateien verwaltet. Seit Sommer 2019 können die Zulassungsdaten über ein Modul im Serviceportal iBALIS - kurz für Integriertes Bayerisches Landwirtschaftliches Informationssystem - von den Sachbearbeitern der Abteilung K Kompetenzzentrum Förderprogramme direkt in eine zentrale Datenbank eingegeben werden. Dies erspart Zeit bei der Eingabe, da die Zuordnung zum Amt nun automatisch erfolgt und Adressdaten automatisch aus der Adressdatenbank bezogen werden.
Rund 600 zugelassene Erlebnisbauern
Mussten früher Betriebskennzahlen aufwendig erfragt werden, so lassen sich Angaben wie landwirtschaftliche Fläche und Großvieheinheiten nun direkt aus vorhandenen MFA-Angaben vorbelegen. Prüfungen auf das Vorhandensein einer bereits erteilten Zulassung des Betriebs, auf Plausibilität von Datums- und Dauerangaben und auf Vorhandensein aller Pflichtangaben erfolgen nun automatisch und verhindern damit Fehleingaben. Erfasst sind fast tausend Anträge auf Zulassung, wovon rund 600 aktuell zugelassen sind. Die übrigen Zulassungen sind gekündigt oder die Anträge wurden nicht angenommen.

Tagesaktuelle Daten online

Die Kontrolle darüber, welche Informationen des Betriebs durch die Erlebnis Bauernhof-Suche im Internet-Auftritt des Staatsministeriums veröffentlicht werden, ist nun mit wenigen Mausklicks möglich. Durch die zentrale Datenhaltung werden neue oder geänderte Daten der Betriebe tagesaktuell zur Verfügung gestellt. Vor der Umstellung war eine solche Aktualisierung nur wenige Male im Jahr möglich und fehleranfälliger.
Der Einstieg in die Verwaltung von Zulassungen in iBALIS erfolgt durch eine Suchfunktion, die die wichtigsten Informationen der gefundenen Zulassungen wie Aktenzeichen, Betriebsnummer, Name, Ort, Lernprogramme und Status der Zulassung tabellarisch darstellt. Nach der Auswahl eines Betriebs können die umfangreichen Daten einer Zulassung im Detail gesichtet oder bearbeitet werden. Dies sind unter anderem Informationen zum Status der Prüfung und Zulassung, angebotene Lernprogramme, Information zur Qualifikation des Betriebs und der durchführenden Fachkräfte, abrechnungsrelevante Daten wie Steuernummer, oder Merkmale des Betriebs wie Erwerbsform oder Bewirtschaftung (konventionell / ökologisch), die für statistische Zwecke relevant sind.
Maske zur Zulassung eines Betriebs

Suchfunktion

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Eingabemaske für die Bearbeitung einer Zulassung

Einzelbetrieb

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Eingabemaske für die Bearbeitung einer Besuchsbestätigung

Besuchsbestätigung

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Landwirte greifen auf iBALIS-Modul zu

Auch den beteiligten Landwirten steht nun in iBALIS ein Bereich für Erlebnis Bauernhof zur Verfügung. Dies ermöglicht es ihnen seit November 2019, eine Zusammenfassung ihrer Zulassungsdaten einzusehen. Vor allem können sie jedoch die Daten einer Besuchsbestätigung online eingeben, während sie bis dato das Formular zur Besuchsbestätigung mit Angaben zur Schule, Lehrkraft, Anzahl der Schüler und durchgeführtes Lernprogramm sowie eine Rechnung zur Vergütung ihrer Leistung per Post einsenden mussten. Die Angaben waren nicht selten unvollständig oder fehlerhaft und mussten aufwendig manuell geprüft werden. Oft waren Nachfragen bei den Antragstellern notwendig. Als größter Vorteil entfällt aber nun für die Sachbearbeiter die Eingabe der Besuchsbestätigungen: zwei- bis dreitausend Stück pro Jahr!

Abwicklung für die Landwirte erleichtert

Die Landwirte werden dafür beim Ausfüllen der Besuchsbestätigungen unterstützt: Notwendige Angaben wie Schulnummern können nun durch eine Suchfunktion im Formular ermittelt werden. Als durchführende Personen werden nur die in der Zulassung registrierten Fachkräfte zur Auswahl angeboten, und die Eingaben werden plausibilisiert - zum Beispiel, ob die Mindestanzahl an Schülern oder die Mindestdauer des Programms erfüllt sind. Dadurch wird die Qualität der Angaben zur Besuchsbestätigung deutlich erhöht, mit allen positiven Effekten auf die anschließende Bearbeitung der Anträge und der Auszahlung. Durch die Umstellung des Programms Erlebnis Bauernhof auf ein Gutschriftverfahren entfällt auch die Notwendigkeit der Rechnungsstellung für die Landwirte.

Stichprobenhafte Kontrollen

Aktuell wird das iBALIS-Modul weiterentwickelt. Als Vorbereitung zur Abrechnung der durchgeführten Lernprogramme müssen fünf Prozent der Besuchsbestätigungen kontrolliert werden. Dies wird durch die Web-Anwendung unterstützt. Im Anschluss kann ein autorisierter Sachbearbeiter die Zahlungen im iBALIS-Portal freigeben und an das Auszahlungsprogramm des Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (StMELF) anweisen. Durch die Integration der Daten zur Besuchsbestätigung in iBALIS können dazu bestehende Prozesse, Schnittstellen und Softwarekomponenten des StMELF verwendet werden.

Schnellere Abrechnung

Durch die Integration in iBALIS und zentrale Auszahlungsprozesse können Abrechnungsläufe in Zukunft engmaschiger getaktet werden, so dass die Betriebe das Entgelt für die Durchführung der Lernprogramme zeitnah vergütet bekommen können.

Andere Entwicklungen profitieren mit

Auch die Softwareentwicklung des StMELF profitiert von der Neuentwicklung. Die Suchfunktionen wurden um die sogenannte phonetische Suche und die Stichwortsuche erweitert. So liefert der Suchbegriff "Maier" nun auch Datensätze mit "Meier" und "Mayr" oder der Suchbegriff "Kuh" Texte, die "Kühe" enthalten. Andere Projekte können bei Bedarf diese Erweiterungen nutzen.

Erfreuliche Bilanz

Fazit: Durch die Webanwendung iBALIS und die zentrale Datenhaltung vereinfachen sich Prozesse wie die Erstellung von Auswertungen bzw. Statistiken, die Anbindung anderer Anwendungen wie die Suche für Erlebnis Bauernhof und die Integration von externen Daten wie die Schuldaten des Kultusministeriums. Der größte Vorteil entsteht jedoch für die Sachbearbeiter, die von der Eingabetätigkeit entlastet werden und deutlich von der gesteigerten Datenqualität in ihrer täglichen Arbeit profitieren.

Ansprechpartner
Martin Buchhart
Sachgebiet IuK4

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