Umsetzung der Dienstvereinbarung
Flexibel arbeiten an der FüAk

Frau mit Headset vor einem Bildschirm

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Arbeiten unabhängig vom Ort - das ermöglicht die Dienstvereinbarung über flexibles Arbeiten im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten, kurz DVFlexArb, sofern die Aufgaben und dienstlichen Belange dies zulassen. Diese Arbeitsform wird immer beliebter, sind so doch beispielsweise Beruf und Familie besser vereinbar und fallen zum Teil lange Anfahrtswege weg.

Beschäftigte schätzen das flexible Arbeiten wert, ihre Loyalität steigt, sie sind zufriedener und weniger häufig krank. Flexibles Arbeiten wirkt sich jedoch auch unmittelbar auf die Zusammenarbeit untereinander aus. Infolge der Behördenverlagerung beschäftigt sich die FüAk seit mehreren Jahren mit den Möglichkeiten des ortsunabhängigen Arbeitens und deren Optimierung - ein Überblick:

Voraussetzungen

Neben den Festlegungen in der DVFlexArbeit müssen für das flexible Arbeiten räumliche und persönliche Voraussetzungen erfüllt sein. So müssen die Mitarbeiter zum Beispiel die notwendigen Programme für mobiles Arbeiten beherrschen, wie Zeiterfassung, E-Mail-Versand, digitale Telefonie, Mitarbeiterportal, eAkte oder Behördennetzanbindung. Die Mitarbeiter organisieren sich ihren Arbeitsplatz zudem eigenverantwortlich. Dafür müssen auch alle für die Arbeitserledigung erforderlichen Unterlagen von unterwegs aus erreichbar sein, also meist digital vorliegen. Unterlagen, die mehrere im Team betreffen, sind dann an einem gemeinsamen Ablageort auf zugänglichen Laufwerken, in der eAkte oder dem Mitarbeiterportal (MAP) gespeichert.
Ausstattung im mobilen Büro
Damit ein Mitarbeiter überhaupt effektiv von zuhause oder unterwegs arbeiten kann, braucht er eine ausreichend schnelle DSL-Internetverbindung. Optimal ist ein eigenes Büro, doch zumindest muss für das Arbeiten eine störungsfreie Umgebung sichergestellt sein. Zudem müssen das dienstliche Notebook und die Unterlagen sicher aufbewahrt werden. Die telefonische Erreichbarkeit sollte über die digitale Telefonie mit dem Notebook erfolgen. Des Weiteren gelten natürlich auch am Telearbeitsplatz die Arbeitsschutzbestimmungen und IT-Sicherheitsrichtlinien.

Ausstattung

Mitarbeiter mit einer Genehmigung zum regelmäßigen flexiblen Arbeiten erhalten an der FüAk ein Notebook und eine personalisierte Smartcard für den verschlüsselten Zugang. Das Notebook ersetzt dabei den PC und einen Arbeitsplatzbildschirm.
Besonderheit Flexitag
Für Mitarbeiter, die einen sogenannten Flexitag einlegen, also nur gelegentlich flexibel arbeiten, stehen in begrenztem Umfang ältere Notebooks und Token zur Verschlüsselung zur Verfügung. Sie sprechen einen geplanten Flexitag mit dem Vorgesetzten ab und buchen die technische Ausstattung über Outlook vorab.

Zusammenarbeit

Outlook sorgt für Überblick
Wenn Arbeitsort und Arbeitszeit flexibel sind, müssen alle Beteiligten besonders gut auf die effektive Zusammenarbeit und Erreichbarkeit achten. Ein Werkzeug hierbei ist der Outlookkalender. Seinen persönlichen Outlookkalender immer aktuell zu halten, ist Standard an der FüAk. Damit verlässliche Terminplanungen möglich sind, tragen alle Mitarbeiter ihre geplanten flexiblen Arbeitstage frühzeitig in Outlook ein. Meist sind es die gleichen Wochentage, so dass dies über eine Terminserie leicht möglich ist. Betreff für den Termin ist "Flexibles Arbeiten".
Abstimmung vor Ort
Mitarbeiter müssen auch an Tagen mit Telearbeit grundsätzlich für Besprechungen zur Verfügung stehen und eventuell zum Dienstort oder einem anderen Besprechungsort kommen. Um bei der Terminplanung besser Rücksicht nehmen zu können, geben sie im Outlooktermin "Flexibles Arbeiten" unter "Anzeigen als" "Mit Vorbehalt" an, wenn sie keinen anderen Termin geplant haben, ansonsten "Abwesend". Arbeitsunterbrechungen von mehr als 30 Minuten werden ebenfalls im Outlookkalender eingetragen und mit "Abwesend" gekennzeichnet.
Leserechte im Kalender freigeben
Innerhalb eines Sachgebietes sowie für die Vorgesetzten sollten Mitarbeiter einander im Kalender das Leserecht freigeben. Besondere zusätzliche Vereinbarungen sind nicht erforderlich. Bei kontinuierlicher und gewissenhafter Pflege der Outlookkalender reicht dies aus.
Gemeinsame Arbeitstage und feste Treffen
In den Sachgebieten gibt es einen Arbeitstag in der Woche, an dem alle Mitarbeiter an ihrem Dienstort sind. Davon wird nur in dringenden Fällen abgewichen. Die Sachgebiete setzen hierfür unterschiedliche Arbeitstage an. Auf Abteilungsebene beschränkt sich dies bisher auf wenige Tage im Jahr. Die gemeinsame Zeit ist wichtig, um den Kontakt untereinander zu halten, sich auszutauschen und im Geschehen integriert zu bleiben.
Statusanzeige einsetzen
Unsere Mitarbeiter verwenden zum Telefonieren mittlerweile fast alle das Programm Jabber. Die Statusanzeige dort zeigt an, ob ein Kollege erreichbar ist. Deshalb setzen FüAk-Mitarbeiter bei flexiblem Arbeiten den Status auf "Telearbeit". Ein großer Vorteil des Programms Jabber und der Nutzung des Notebooks als Telefon ist, dass die Mitarbeiter telefonisch genau wie am regulären Arbeitsplatz angebunden sind. Ein externer Anrufer merkt nicht, von wo aus gearbeitet wird.

Führung

Mobiles Arbeiten ändert den Führungsalltag und den Führungsstil. Es erfordert ein hohes Maß Vertrauen in die Mitarbeiter. Auch gibt es kein Patentrezept für den Nachweis der Arbeit. Die Arbeitsgebiete sind zu heterogen, so dass es je nach Aufgabengebiet andere Lösungen erfordert. Sinnvoll ist es, dass sich Vorgesetzte und Mitarbeiter regelmäßig austauschen - zu Arbeitsleistung und -qualität, Störungen, Belastungen.
Fakt ist jedoch auch, dass nicht für jeden das flexible Arbeiten geeignet ist und es auch Risiken birgt. Es kann zum Beispiel leicht passieren, dass Mitarbeiter ohne das notwendige Feedback und den Austausch mit Kollegen den Eindruck bekommen, zu wenig zu leisten, und dann mehr arbeiten als vereinbart. Damit steigt die Gefahr der Überlastung. Führungskräfte sollten auch genügend Fingerspitzengefühl haben, die Mitarbeiter am Dienstort intensiv einzubinden: Auch für sie ändern sich die Arbeitsbedingungen, wenn Kollegen nicht mehr "vor Ort" und unmittelbar greifbar sind.

Wie geht es weiter?

Technische Voraussetzungen schaffen
Obwohl die FüAk seit Jahren diese Arbeitsweise in Teilbereichen praktiziert, so gibt es noch Verbesserungsmöglichkeiten. Was die Ausstattung mit Notebooks betrifft, zeichnet sich ein Engpass ab, da wegen laufender Rahmenverträge noch eine Abnahmeverpflichtung von PCs an der FüAk besteht. Dies gilt es anzupassen, unabhängig davon müssen die vorhandenen Geräte weiter genutzt werden. Die Ausstattung für die Verschlüsselung kostet Geld. Zwar hat die FüAk mit der SmartCard eine - im Vergleich zum Token - kostengünstige Lösung aufgezeigt, allerdings belasten diese dennoch den Haushaltstitel. Der Arbeitsaufwand für die Betreuung der verschlüsselten Zugänge ist massiv angestiegen. Auf Dauer geht dies zu Lasten anderer Arbeiten.
Kommunikationswerkzeuge und Arbeitsmethoden
Disloziertes Arbeiten erfordert auch eine Anpassung der Arbeitsmethoden und Werkzeuge. Technisch stehen mit der eAkte, dem MAP mit Foren und Wikis, der neuen digitalen Telefonanlage sowie den standardisierten Softwareprodukten und den Laufwerksstrukturen gute grundlegende Werkzeuge zur Verfügung. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese nutzen und bedienen können. Grundlage ist die Definition von Grundfertigkeiten bei diesen Produkten. An der FüAk erfolgt dies über die Aktion 10 x 10.

Digitale Kompetenz in zehn Minuten: 10x10

Derzeit nicht verfügbar sind moderne Unterstützungssysteme für Aufgaben- und Projektmanagement sowie für flexibles Arbeiten erforderliche Führungswerkzeuge. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Bedarf mit Zunahme des flexiblen Arbeitens steigt. Die Abteilung IuK erstellt gerade eine Anforderungsanalyse. Ziel ist die Einführung eines geeigneten Systems und dessen Erprobung.

Ansprechpartner
Dr. Horst Neuhauser,
Abteilungsleiter IuK
Tel.: 0871 9522-4304
E-Mail: Abt-IuK@fueak.bayern.de