Daten in der Wolke
Erfahrungen mit der ownCloud an den Ämtern

Logo und Schriftzug ownCloud

Die ownCloud ermöglicht es, über das Internet Dateien mit Externen auszutauschen und weltweit darauf zuzugreifen. 30 Ämter für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) nutzen das bereits, um Studierenden oder externen Partnern Unterlagen zur Verfügung zu stellen.

Die Software vom IT-Dienstleistungszentrum des Freistaates Bayern ist eine Alternative zu Webdiensten wie Dropbox oder Google Drive, die aus Sicht der Datensicherheit bedenklich sind: Die Server liegen meist in den USA. Es ist nicht auszuschließen, dass Dritte gespeicherte Daten scannen.
Zudem hatten Ende 2015 sogenannte Crypto-Locker im Behördennetz gespeicherte Daten der ÄELF ungewollt verschlüsselt. Die Folge waren restriktivere Vorgaben hinsichtlich der IT-Sicherheit. Seit diesem Zeitpunkt sind Zugriffe auf öffentliche Clouddienste im Internet über das Behördennetz gesperrt.

Anwendung bei den Ämtern

Seit Sommer 2016 nutzen ÄELF die ownCloud. Die EDV-Spezialisten der FüAk (IuK1) haben zunächst die IT-Beauftragten in das System eingewiesen. Diese wiederum haben für verschiedene Personen am Amt Benutzer angelegt.

Dafür verwenden Ämter die ownCloud bisher

  • Austausch von Unterlagen an den Landwirtschaftsschulen oder für Teilnehmer am Bildungsprogramm Landwirt (BiLa)
  • Bereitstellung von Unterlagen für Teilnehmer von Fachveranstaltungen
  • Austausch von Dateien, die für den E-Mail-Versand zu groß sind
Vor allem bei Schulstandorten macht der Einsatz der ownCloud Sinn. Lehrer und Schüler können Daten austauschen - unabhängig, ob sie im Behörden - oder im Schulnetz arbeiten. Auch Lehrer, die an unterschiedlichen Standorten unterrichten, profitieren, da die jeweiligen Schulnetzwerke nicht zentral verbunden sind, und so der Lehrer seine Daten auf mehrere Schulstandorte verteilt hat. Mit der ownCloud können diese, unabhängig vom Standort, gespeichert werden, so dass theoretisch nur ein Datensatz gepflegt werden muss.
Auch der Datenaustausch mit Externen ist relativ einfach zu bewerkstelligen. Über einen Link können Externe auf große Daten zugreifen, so dass diese nicht mehr per E-Mail versendet werden müssen.

Vorteile in Kürze

    Dateien verbleiben in der eigenen Hoheit

    Zugriff zur Cloud aus dem Internet und aus dem Behördennetz

    Standortunabhängige zentrale Speichermöglichkeit

    Sicherheit gegenüber Verschlüsselungstrojanern

    Vorherige Nächste
    Vorsicht bei sensiblen Daten
    Die ownCloud ist ein Speicherort außerhalb des Behördennetzes. Die Datensicherheit ist deshalb geringer einzustufen und abhängig von der Passwortgüte jedes einzelnen Nutzers. Deshalb ist von einem Bereitstellen sensibler Daten dringend abzuraten.

    Speicherplatz

    Für alle Ämter stehen aktuell 100 Gigabyte (GB) zur Verfügung. Der Speicherplatz an sich ist derzeit nicht pro Amt limitiert.
    Die maximale Dateigröße, die derzeit hochgeladen werden kann, beträgt 500 Megabyte (MB). In den nächsten Wochen führt das IT-Dienstleistungszentrum ein Upgrade durch, mit dem die Einschränkung der maximalen Dateigröße von 500 MB entfallen soll.

    Beachten Sie

    • Gerade bei großen Dateien sollte die Verweildauer auf ein Minimum begrenzt sein.
    • Die ownCloud ist kein Archiv, sondern eine temporäre Austauschplattform. Im Geschäftsbereich ist es üblich, Dateien vier bis sechs Wochen über die ownCloud zur Verfügung zu stellen und sie anschließend wieder zu löschen.

    Daten hochladen und teilen - so funktionert's

    • Über die ownCloud können alle Dateiformate ausgetauscht werden.
    • Um anderen Personen Zugang zu Daten zu gewähren, ist ein Passwort nötig. Dieses kann beliebig festgelegt werden. Bei Fachveranstaltungen sollte den Teilnehmern das Passwort während der Veranstaltung mitgeteilt werden.
    Screenshot ownCloud mit rotem Kreis um Ordnersymbold und Feld für Texteingabe

    Schritt 1: Ordner anlegen

    Screenshot ownCloud mit rotem Kreis um Schriftzug "Test AELF Barbara Vetter"

    Schritt 2: Ordner bearbeiten

    Screenshot ownCloud mit rotem Kreis um Hochlade-Symbol

    Schritt 3: Daten auswählen

    Screenshot ownCloud mit rotem Kreis um "Teilen"

    Schritt 4: Ordner teilen

    Screenshot Maske "Link Teilen" der ownCloud

    Schritt 5: URL erhalten

    Screenshot Website Fachtagung Gemeinschaftsverpflegung des AELF Landshut

    Schritt 6: Hinweis auf Website

    Ansprechpartner
    Sachgebiet IuK1
    Tel.: 0871 9522-333 - FüAk EDV-Hotline für die ÄELF
    E-Mail: hotline@fueak.bayern.de


    FüAk-Zentralredaktion
    Sachgebiet IuK3 Öffentlichkeitsarbeit
    E-Mail: zentralredaktion@fueak.bayern.de