Seminar der Führungsakademie zu Ausschreibungsverfahren
Wie Reinigung "lautlos funktioniert"

Frau reinigt Boden

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Seit vielen Jahren schreiben die Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle der FüAk Unterhalts- und Glasreinigungsleistungen aus – reichlich Erfahrung also, um sie in einem Seminar mit den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) zu teilen.

Die ÄELF vergeben die Reinigungsdienstleistungen selbst, aufgrund der unterschiedlichen Gegebenheiten vor Ort wäre eine zentrale Ausschreibung nicht sinnvoll. Die Zentrale Vergabestelle an der FüAk wollte dennoch Hilfe beim oft heiklen Ausschreibungsthema Reinigungsarbeiten leisten. In zwei Seminaren im Juli bekamen die Leiter der Amtsverwaltung und Sachbearbeiter nun Tipps von den Ausschreibungs-Profis der FüAk, wie die Reinigung "lautlos funktionieren" kann. Damit ist gemeint, dass nicht nur die Sauberkeit wichtig ist, sondern auch ein reibungsloser Ablauf ohne viele Probleme und Beschwerden.
Grundlegendes zu Ausschreibungen
Zunächst kam die Theorie: Warum eine Ausschreibung? Durch regelmäßige Neuausschreibungen von Fremddienstleistungen können erhebliche Einsparungen erzielt werden. Bei der Dokumentationspflicht handelt es sich um das Anlegen einer Vergabeakte, die vollständig, wahrheitsgemäß, zeitnah und chronologisch geführt werden muss. Zu den grundsätzlichen Vorüberlegungen gehört die Bedarfsermittlung und Kostenschätzung, um später die richtige Vergabeart zu bestimmen. Außerdem vermittelten die Referentinnen Wissenswertes zu Vergabeverfahren und -unterlagen, Infos zur Leistungsbeschreibung und der immer wichtiger werdenden Nachhaltigkeit.
Praktische Vorarbeit
Anschaulich wurde es im fachpraktischen Teil, als die Referentinnen im Lehrraum zeigten, wie man den Reinigungsbedarf ermittelt. Dass dies die wichtigste und auch zeitintensivste Vorarbeit des ganzen Prozesses ist, wurde schnell klar. In einer umfassenden Leistungsbeschreibung müssen neben dem Aufmaß des Gebäudes auch die Raumfunktionen, die Flächen, Böden und der Reinigungsturnus beschrieben werden. Diese Leistungsbeschreibung ist die Grundlage, um später unter den Angeboten eine geeignete Auswahl treffen zu können.
Bewertung nach Preis und Wirtschaftlichkeit
Für die Bewertung spielen nach Artikel 7 der Bayerischen Haushaltsordnung, dem "Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit", der Preis sowie eine angemessene Reinigungsleistung und Reaktionszeit - also dass bei dringendem Reinigungsbedarf schnell gehandelt werden kann - die größte Rolle. Die FüAk zielt nicht allein auf den günstigsten Preis dieser Dienstleistung ab, sondern vielmehr auf die Wirtschaftlichkeit. Für sie bedeutet wirtschaftlich auch, dass wir saubere Räumlichkeiten wollen, und das mit so wenig Problemen wie möglich. Dieses Ziel einerseits und die rechtlichen und haushalterischen Rahmenbedingungen andererseits liegen in einem großen Spannungsfeld, das auch in Zukunft bestehen wird.
Wir sind mit unserem Seminar einen kleinen, aber wertvollen Schritt zur lautlos funktionierenden Reinigung in vielen Ämtern gegangen. Das rege Interesse der vielen Teilnehmer bestärkt uns darin, auch in Zukunft solche Angebote zum Nutzen unserer Verwaltung auf kurzem Wege anzubieten.

Ansprechpartnerinnen
Annabella Müller
E-Mail: einkauf@fueak.bayern.de


Ingeborg Kruppa
E-Mail: einkauf@fueak.bayern.de