Neue Telefonanlage macht's möglich
Digital telefonieren, chatten und mehr

„Staatliche Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (FüAk), König am Apparat. Was kann ich für Sie tun?“ Die Begrüßung bleibt, der besagte Apparat allerdings ist überholt.

Die FüAk telefoniert seit Februar 2019 digital, und schon allein optisch ändert sich dadurch vieles: Headsets oder schnurlose Hörer (englisch Handsets) ersetzen die Telefonapparate. Eine Software namens Jabber auf jedem Rechner erledigt das Wählen und kann noch so einiges mehr. IT-Spezialist Manuel König, mitverantwortlich für die Einführung der digitalen Telefonie an der FüAk, erklärt, jeder Mitarbeiter könne entscheiden, ob er künftig mit Headset oder einem schnurlosen Hörer kommunizieren wolle. Die Netzwerkverbindung laufe dennoch in jedem Fall über das Internet bzw. Behördennetz.
Status, Chat und Videoanruf
Mit der digitalen Telefonanlage sind neue hilfreiche Funktionen verfügbar. Dank der Statusanzeige, verknüpft mit dem Outlook-Kalender, ist sichtbar, ob ein Mitarbeiter verfügbar, abwesend oder in einer Besprechung ist. "Ich kann also schon vorher nachschauen, ob der Kollege gerade am Telefon erreichbar ist", erläutert der Diplom-Verwaltungsinformatiker. Eine praktische Neuerung ist es, ganz unkompliziert mit Kollegen zu chatten, kurze Mitteilungen oder Links auszutauschen.
Gruppenchats sowie Videotelefonie sind ebenso nützliche Tools, die im Programm integriert sind - häufig nachgefragt an einer Behörde, die auf mehrere Standorte verteilt ist. Ein besonderer Vorteil dieses Systems ist die einfache Mitnahme nach Hause, da die Telefonnummer nicht mehr an den Arbeitsplatz gebunden ist. Externe Anrufer erkennen nicht, ob sich der angerufene Mitarbeiter im Büro oder zu Hause befindet.
Umstellung in vollem Gange
Nach und nach werden alle Behörden in Bayern auf die digitale Telefonanlage umgestellt. Erste Rückmeldungen sind meist positiv, jedoch gibt es stellenweise noch Kompatibilitätsprobleme. Diese würden im Laufe der bayernweiten Umstellung jedoch behoben, so König.
Dieser Beitrag entstand zusammen mit den beiden Anwärtern auf eine Beamtenlaufbahn in der dritten Qualifikationsebene der bayerischen Landwirtschaftsverwaltung, Patrick Koder und Stefan Brunner, die derzeit einen Ausbildungsabschnitt an der FüAk absolvieren.

Neue Funktionen im Detail

Die geänderte Arbeitsweise eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und effektivere Kommunikation, was insbesondere das flexible Arbeiten erleichtert. Unterstützende Handlungsempfehlungen für die Mitarbeiter sollen die Verwendung auf einen gemeinsamen Nenner bringen. Einige der neuen Funktionen stellen wir hier näher vor.

Statusanzeige

Statusanzeige im JabberZoombild vorhanden

Statusanzeige

Mithilfe der Status-Anzeige sehen Sie, ob ein Kollege verfügbar ist, abwesend oder nicht gestört werden will. Einen Status kann man auch selbst generieren, zum Beispiel "Flexibles Arbeiten", wenn man in Telearbeit ist. Der Status generiert sich selbständig aus verschiedenen Quellen, nämlich dem Telefon selbst, dem Outlook-Kalender und vorgenommenen Einstellungen. In der täglichen Arbeit ist der Status ein nützliches Hilfsmittel. Zum einen kann man schon vor dem Anruf erkennen, ob die Person verfügbar ist. Gleichzeitig können Störungen vermieden werden, wenn der Status zeigt, dass die Person in einer Konferenz ist. Da die Anzeige auch durch die Termine im Outlookkalender gespeist wird, ist es besonders wichtig, den eigenen Outlook-Kalender aktuell zu halten.

Status individuell einstellen

Bildschirmausdruck StatusoptionenZoombild vorhanden

Optionen im Status

Neben den im Hintergrund laufenden automatischen Anpassungen können Sie den Status aber auch individuell einstellen. Sind Sie in einer Besprechung und arbeiten mit Ihrem Rechner, dann stellen Sie den Status auf "Bitte nicht stören". Klicken Sie für weitere Voreinstellungen auf das Zahnrad im Cisco Jabber. Wählen Sie dann "Optionen" und dort "Status". Unter "Meinen Status als [Abwesend] anzeigen, wenn ich inaktiv war für …" können Sie die für Sie sinnvolle Zeit angeben und den voreingestellten Wert reduzieren. Außerdem sollten Sie "Meinen Status als 'Abwesend' anzeigen, wenn ich meinen Computer sperre." aktivieren. Sperren Sie aus Sicherheitsgrünen Ihren Rechner mit "Windowstaste + L" beim Verlassen des Arbeitsplatzes, dann zeigt ihr Status die Abwesenheit automatisch an.

Telefonnummer und Kontakte suchen

Screenshot Suche im TelefonverzeichnisZoombild vorhanden

Im Verzeichnis suchen

Telefonlisten in Papierform haben ausgedient. Alle Telefonnummern des Ressorts finden Sie über den Jabber, das Mitarbeiterportal oder das Active Directory. Die Telefonnummern zu externen Partnern sollten Sie in Outlook-Kontakte eintragen, da diese dann automatisch in der Suche im Jabber eingebunden werden. Für die Suche im Jabber tippen Sie einfach im Suchfeld den Namen des Anzurufenden ein. Die Liste darunter wird bei jeder Buchstabeneingabe angepasst und genauer.

Gruppen erstellen

Screenshot Kontakt in eine Gruppe ablegenZoombild vorhanden

Kontakt in eine Gruppe

Sie können Kontakte einer Gruppe zuordnen, die sie selbst erstellen - zum Beispiel nach Sachgebiet oder Projekten. Mit den Gruppen erhalten Sie einen schnellen Überblick, wer gerade verfügbar ist. Geben Sie zur Erstellung einer Kontaktgruppe den Namen eines Kontaktes in die Jabber-Suche ein, bewegen Sie die Maus über die entsprechende Person und betätigen Sie den Button "Hinzufügen". Es öffnet sich ein weiteres Fenster "Kontakt hinzufügen". Die Person kann nun einer bereits exisierenden Gruppe hinzugefügt werden oder es kann eine neue Gruppe angelegt werden.
Die hier erstellten Kontaktgruppen sind nur für den Benutzer selbst einsehbar. Beachten Sie, dass Sie eine Person nur einmal über das Pluszeichen einer Gruppe zuordnen können. Wollen Sie die Person einer weiteren Gruppe zuordnen, dann diese mit der rechten Maustaste markieren und über den Befehl "In Gruppe kopieren" einer weiteren Gruppe zuordnen.

Anrufübergabe, Weiterleiten und Transfer

Screenshot Anruf weiterleitenZoombild vorhanden

Anruf weiterleiten

Haben Sie einen Anrufer in der Leitung und das Anruffenster ist geöffnet, dann können Sie diesen mit wenigen Klicks beliebig weiterleiten. Wählen Sie im Anruffenster über das Symbol mit den drei Punkten weitere Anrufoptionen aus. Zum Weiterverbinden wählen Sie hier "Transfer/Übergabe". Danach erscheint ein Fenster mit einem Suchfeld. Hier können Sie den Zielteilnehmer suchen oder die Rufnummer direkt eingeben.

Chatten

Bildschirmausdruck ChatfunktionZoombild vorhanden

Chatten mit Kollegen

Mit dem Chat können Sie kurze Textnachrichten mit Emoticons und Links an Kollegen senden. Dabei werden die Eingaben chronologisch angezeigt und sind auch mit zeitlicher Verzögerung noch nachvollziehbar. Im Chat lassen sich auch Bildschirmausschnitte und Dateien austauschen, dabei müssen Sie jedoch die Datenschutzvorgaben einhalten.

Ansprechpartner
Manuel König
Sachgebiet IuK1
E-Mail: hotline@fueak.bayern.de