Öffentlichkeitsarbeit am Amt
Der Newsletter oder: Rundbriefe zeitgemäß versenden

Bildschirmansicht Kopfbild und Einleitungstext eines Newsletters

Nicht warten, bis der Leser von selbst auf die Internetseite kommt, sondern ihn aktiv dazu ermuntern - das ist das Ziel eines Newsletters. Wer das Medium nutzt, kann nicht nur seine Zielgruppe auf dem Laufenden halten. Er spart es sich auch, Verteiler mit E-Mail-Adressen selbst zu pflegen.

Die FüAk versendet viermal im Jahr einen Newsletter. Die Abteilungen informieren über Projekte und geben Tipps. Auch die Ämter für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) können dieses Format nutzen. Das AELF Roth hat im Sommer 2018 den Anfang gemacht.

Ausgangssituation

Weg vom Rundbrief, der als PDF über Outlook an die Landwirte versendet wird, hin zu einem zeitgemäßen Format. Das hatte sich Johann Mederer, der Leiter des Fachzentrums Rinderhaltung am AELF Roth, vorgenommen, bevor er sich in den Ruhestand verabschiedete.

Seine Gedanken und Hintergründe:

  • Es ist aufwändig, einen Verteiler mit E-Mail-Adressen zu pflegen; der Verantwortliche muss jeden neuen Interessenten im Verteiler eintragen.
  • Rechtliche Anforderungen wie Impressum und Abmeldung lassen sich nicht ohne Weiteres umsetzen.
  • Die optische, barrierefreie Gestaltung der Rundbriefs braucht Zeit.
  • Immer mehr Landwirte nutzen Smartphones; das PDF ist für die Darstellung auf diesen Endgeräten kein ideales Format.

Lösung

Newsletter lassen sich über das Redaktionssystem Imperia, mit dem alle Internetauftritte im Geschäftsbereich gepflegt werden, versenden. Die Imperia-Redaktion am AELF bündelt auf einer Seite Themen, die dann per E-Mail versendet werden.
Nutzer können sich über die Internetseite für den Newsletter anmelden. Möchten sie ihn nicht mehr erhalten, können sie sich jederzeit abmelden. Dafür ist kein Zutun der Behörde erforderlich. Die Adressen sind in einer Datenbank hinterlegt.
Ein Newsletter wirkt sich auf die Zugriffszahlen der Internetseite aus: Sie steigen üblicherweise an dem Tag an, an dem er versendet wird. Die Zahlen geben auch Rückschlüsse darauf, welche Beiträge bei den Lesern beliebt sind.

Pflege der Adressen bzw. des Verteilers entfällt

Anforderungen der Barrierefreiheit und des Datenschutzes erfüllt

Festgelegtes Design: Keine Formatierung von Text und Bildern erforderlich

Rückschlüsse auf Interessen der Leser möglich

Vorherige Nächste

Aus Sicht des Lesers - von der Anmeldung bis zum Newsletter

Kontakt und Vorgehen

Ansprechpartner für Newsletter an den Ämtern ist die Zentralredaktion an der Führungsakademie. Sie bespricht das Vorgehen und kümmert sich um die technische Umsetzung im Hintergrund.

Folgende Voraussetzungen sollte ein AELF mitbringen:

  • Es informiert die Zielgruppe regelmäßig per E-Mail oder möchte dies künftig tun.
  • Die Verantwortlichen haben ein Konzept, das klärt:
    • Welche Zielgruppe bedienen wir?
    • Wie oft erscheint der Newsletter im Jahr?
    • Wer kümmert sich um die Inhalte?
  • Es liegt ein Verteiler mit mindestens 100 E-Mail-Adressen vor.
  • Der Bereich, der den Newsletter versenden möchte, arbeitet gut mit der Imperia-Redaktion zusammen oder hat einen Imperia-Redakteur in den eigenen Reihen.
Newsletter
Ein Newsletter ist eine Internetseite, die Themen bündelt und verlinkt. Diese Seite lässt sich als E-Mail versenden, so dass der Leser sie auf seinem PC oder Smartphone abrufen kann. Zusammengestellt sind üblicherweise Veranstaltungshinweise oder Fachinformationen, die für die Zielgruppe wichtig sind. Klickt der Leser auf ein Thema des Newsletters, gelangt er zur ausführlichen Information auf der Internetseite.

Ansprechpartnerin
Barbara Vetter
Sachgebiet Öffentlichkeitsarbeit, IuK3
Tel.: 0871 9522-385
E-Mail: poststelle@fueak.bayern.de