Barrierefreiheit
Mit Word-Vorlagen zum barrierefreien PDF
Um Dokumente und damit auch PDF aus Word barrierefrei anlegen zu können, stehen den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten seit 2015 Formatvorlagen zur Verfügung.
Der Hintergrund: Dokumente im Portable Document Format, kurz PDF, stellen im Internet ein Problem dar, wenn ihr Aufbau im Ursprungsprogramm nicht barrierefrei vorbereitet ist. Sogenannte Screenreader, die Menschen mit Sehbehinderungen den Inhalt der Dokumente vorlesen, können diese nicht auslesen.
Dokumentvorlage auswählen
Metadaten eintragen
- der Titel des Dokuments,
- zwei bis drei aussagekräftige Stichwörter zum Inhalt des Dokuments für die Suchfunktion im PDF bzw. Internet,
- der Autor (wird in der Dokumentvorlage der ÄELF automatisch eingelesen).
Dokumente hierarchisch aufbauen
Formatvorlagen verwenden
- Der Titel des Dokuments wird nicht einfach per Hand auf eine gewünschte Schriftgröße gebracht und fett gesetzt, sondern durch Markieren des Textes und Betätigen der Schaltfläche "Titel" im Register formatiert.
- Für Fließtext sind der Zeilenabstand und die Abstände nach den Absätzen ebenfalls definiert. Der Zeilenumbruch darf nicht durch doppelte Zeilenschaltung erfolgen, sondern erfolgt über das Format.
Alternativtexte für Tabellen, Bilder, Grafiken
Um die Alt-Text-Eingabe sicherzustellen, sind im Ribbon der Formatvorlagen Schaltfelder für das Einfügen von Grafiken, Bildern und Tabellen angelegt. Sobald über diese Schaltflächen eines dieser Elemente eingefügt wird, erscheint ein Fenster, das zur Eingabe der Alt-Texte auffordert. Ein Einfügen nur durch Kopieren behindert die Barrierefreiheit.
Inhaltsverzeichnisse strukturieren
Dokument als barrierefreies PDF-Dokument speichern
Schritt für Schritt in Bildern
Häufige Fragen
- Ist es möglich, Inhalte von einem bestehenden Dokument in die barrierefreie Vorlage zu kopieren?
- Prinzipiell ja. Allerdings wird der Inhalt dadurch nicht automatisch barrierefrei. Sie müssen in dem Fall die Formatierungen überprüfen und nacharbeiten.
- Kann ich nicht einfach ein normales Dokument mit Formatvorlagen gestalten?
- Die barrierefreien Vorlagen sind so programmiert, dass sie helfen, Fehler beim Erstellen von Dokumenten zu vermeiden. Informationen, die für die Barrierefreiheit eine Rolle spielen, wie zum Beispiel der Dokumententitel sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Außerdem sind in den Vorlagen automatisch eine Kopf- und Fußzeile mit Wappen, Schriftzug des jeweiligen Amtes und Informationen zum Fachzentrum enthalten. Das dient nicht nur der Barrierefreiheit, sondern fördert ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) des Amtes in Dokumenten, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
- Werden alle PDF ins Internet gestellt, die auf barrierefreien Word-Vorlagen basieren?
- Ein PDF macht im Internet nur dann Sinn, wenn - der Inhalt zu umfangreich oder komplex ist, um ihn auf einer Internetseite selbst darzustellen (z. B. mehrseitige Fachbeiträge, Leitfäden), - es sich um ein Anmeldeformular handelt, - der Inhalt auf einer Internetseite im HTML verfügbar ist, und das PDF lediglich als Zusatz dient. Kurze Informationen (Programme, Veranstaltungseinladungen), die bis zwei Word-Seiten umfassen, sollten generell in HTML, also direkt auf der Internetseite, eingestellt werden. In dem Fall ist ein PDF als Zusatz nicht nötig.
- Woran erkenne ich, ob mein PDF barrierefrei ist oder nicht?
- Auf den ersten Blick gar nicht. Wer sich das PDF mit einem Screenreader vorlesen lässt, wird allerdings erhebliche Unterschiede bemerken. Um die Barrierefreiheit konkret zu prüfen, stehen den Zentralredaktionen im Geschäftsbereich entsprechende Werkzeuge zur Verfügung. Die PDF, die auf den barrierefreien Word-Dokumentvorlagen basieren, erzielen bei den Tests sehr gute Ergebnisse.
Barrierefreiheit nutzt allen
Grundsätzlich hat eine Webseite immer weniger Barrieren als ein PDF-Dokument. Die Hypertext Markup Language, abgekürzt HTML, ist eine textbasierte, maschinenlesbare Sprache zur Strukturierung digitaler Dokumente wie Texte mit Hyperlinks, Bildern und anderen Inhalten. Eine HTML-Seite hat daher immer den Vorrang vor einem PDF, vor allem wenn es sich um kurze Dokumente handelt. Sie barrierefrei nachzubereiten ist wesentlich aufwendiger, als sie in HTML umzuwandeln.
Ansprechpartnerin
Elke Prell
Sachgebiet IuK3 Öffentlichkeitsarbeit
E-Mail: oeffentlichkeitsarbeit@fueak.bayern.de