Barrierefreiheit
Mit Word-Vorlagen zum barrierefreien PDF

Um Dokumente und damit auch PDF aus Word barrierefrei anlegen zu können, stehen den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten seit 2015 Formatvorlagen zur Verfügung.

Der Hintergrund: Dokumente im Portable Document Format, kurz PDF, stellen im Internet ein Problem dar, wenn ihr Aufbau im Ursprungsprogramm nicht barrierefrei vorbereitet ist. Sogenannte Screenreader, die Menschen mit Sehbehinderungen den Inhalt der Dokumente vorlesen, können diese nicht auslesen.
Im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten werden in der Regel PDF-Dokumente nur ins Internet eingestellt, wenn sie barrierefrei gemäß den Vorgaben der Barrierefreien Informationstechnikverordnung (BITV) sind. Aus einem Word-Dokument wird dann ein barrierefreies PDF, wenn der Autor Dokumentvorlagen und die darin enthaltenen Formatierungen (Formatvorlagen) verwendet. An den ÄELF gibt es solche Vorlagen sowohl für Dokumente im Hoch- als auch im Querformat (Umdruck hoch und Umdruck quer).

Dokumentvorlage auswählen

An den Ämtern für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (ÄELF) finden Word-Nutzer alle Dokumentvorlagen benutzerfreundlich im Menüband "Barrierefreie Dokumente", auch Ribbon genannt.

Metadaten eintragen

Jedes Dokument braucht Metadaten – das sind übergeordnete Informationen zum Dokument. Sie sind zwingend für die Barrierefreiheit, und deshalb werden diese beim Öffnen eines neuen Dokumentes verlangt. Zu den erforderlichen Metadaten gehören:
  • der Titel des Dokuments,
  • zwei bis drei aussagekräftige Stichwörter zum Inhalt des Dokuments für die Suchfunktion im PDF bzw. Internet,
  • der Autor (wird in der Dokumentvorlage der ÄELF automatisch eingelesen).

Dokumente hierarchisch aufbauen

Strukturen und Hierarchien, sogenannte Tags, sind Grundvoraussetzungen für die Erzeugung barrierefreier PDF-Dokumente. Damit diese Tags richtig generiert werden, muss ein Dokument mit Überschriften logisch gegliedert sein. Also vor einer Überschrift 2 muss eine Überschrift 1 vorhanden sein. Die Überschriften dürfen dabei nicht durch Formatieren per Hand, sondern ausschließlich über die entsprechenden Schaltflächen im Ribbon eingerichtet werden.

Formatvorlagen verwenden

Festgelegt sind darin zum Beispiel Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstände, unterschiedlich große Überschriften (Hierarchien) und Textmerkmale wie fett und kursiv. Mit der Verwendung der Formatvorlagen ändert sich jedoch die Arbeitsweise, zum Beispiel:
  • Der Titel des Dokuments wird nicht einfach per Hand auf eine gewünschte Schriftgröße gebracht und fett gesetzt, sondern durch Markieren des Textes und Betätigen der Schaltfläche "Titel" im Register formatiert.
  • Für Fließtext sind der Zeilenabstand und die Abstände nach den Absätzen ebenfalls definiert. Der Zeilenumbruch darf nicht durch doppelte Zeilenschaltung erfolgen, sondern erfolgt über das Format.
Aufzählungen werden im barrierefreien PDF nur dann richtig umgesetzt, wenn Standard-Zeichen verwendet werden und keine Sonderschriften oder Sonderzeichen. In den Formatvorlagen der ÄELF besteht die Wahlmöglichkeit zwischen Strich, Punkt und Pfeil, jeweils mit unterschiedlichem Abstand zwischen Text und gewähltem Aufzählungszeichen.

Alternativtexte für Tabellen, Bilder, Grafiken

Alternativtexte, kurz Alt-Texte, machen den Inhalt von Tabellen, Bildern sowie Grafiken für Blinde und Sehbehinderte erfassbar, da der Screenreader sie vorlesen kann. Der Alternativtext gibt den Inhalt der Tabelle, des Bildes oder auch der Grafik wieder. Er beschreibt das, was ein Mensch normalerweise sieht, und sollte deshalb kurz und eindeutig formuliert sein und die Aussage gleich auf den Punkt bringen. Einleitende Worte wie "Das Bild zeigt…" oder "Hier sehen Sie…" sind nicht notwendig.
Um die Alt-Text-Eingabe sicherzustellen, sind im Ribbon der Formatvorlagen Schaltfelder für das Einfügen von Grafiken, Bildern und Tabellen angelegt. Sobald über diese Schaltflächen eines dieser Elemente eingefügt wird, erscheint ein Fenster, das zur Eingabe der Alt-Texte auffordert. Ein Einfügen nur durch Kopieren behindert die Barrierefreiheit.

Inhaltsverzeichnisse strukturieren

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation in längeren Dokumenten. Es hilft auch die Struktur eines Dokumentes zu überprüfen und möglicherweise fehlende Überschriften zu ergänzen. In den Dokumentvorlagen zur Barrierefreiheit wurde im Register "Einfügen" das Inhaltsverzeichnis integriert. Es wird automatisch auf der zweiten Seite des Dokumentes eingefügt. Es enthält alle Überschriften, denen die Formatvorlagen Überschrift 1 bis 3 zugewiesen wurden. Im Text des automatisch erzeugten Inhaltsverzeichnisses dürfen keine Änderungen vorgenommen werden, sie werden bei der nächsten Aktualisierung wieder überschrieben. Änderungen müssen direkt im Dokument erfolgen.

Dokument als barrierefreies PDF-Dokument speichern

Ihr Word-Dokument ist erstellt und abgespeichert. Nun wollen Sie daraus ein barrierefreies PDF erzeugen. Hierzu verfahren Sie wie folgt:
Da für die Veröffentlichung im Internet eine kurze Ladezeit der Dokumente von immenser Bedeutung ist, muss im folgenden Fenster "Standard" angeklickt sein (siehe Abbildung). Weiteres folgt unter Optionen.
Auswahlmöglichkeiten im Folgefenster "Speichern unter"
Bei den Optionen ist es wichtig, die Dokumentstrukturtags für Eingabehilfen sowie die Dokumenteigenschaften anzuklicken.

Schritt für Schritt in Bildern

Menüband "Barrierefreie Dokumente"

Neues Dokument

Eingabemaske für Metadaten

Metadaten

Menüband "Barrierefreie Dokumente" im Ganzen

Menüband "Barrierefreie Dokumente"

Bild in Originalgröße

Überschriften gliedern den Text

Überschriften

Eingabemaske "Bild einfügen"

Bild einfügen

Screenshot eingefügtes Bild mit Bildunterschrift

Eingefügtes Bild

Dialogfenster Datei > Speichern unter

Speichern unter

Dialogfenster Speichern unter

Als PDF

Dialogfenster Speichern unter als PDF

Standard und Optionen

Dialogfeld Optionen

Optionen einstellen

Häufige Fragen

  • Ist es möglich, Inhalte von einem bestehenden Dokument in die barrierefreie Vorlage zu kopieren?
    • Prinzipiell ja. Allerdings wird der Inhalt dadurch nicht automatisch barrierefrei. Sie müssen in dem Fall die Formatierungen überprüfen und nacharbeiten.
  • Kann ich nicht einfach ein normales Dokument mit Formatvorlagen gestalten?
    • Die barrierefreien Vorlagen sind so programmiert, dass sie helfen, Fehler beim Erstellen von Dokumenten zu vermeiden. Informationen, die für die Barrierefreiheit eine Rolle spielen, wie zum Beispiel der Dokumententitel sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Außerdem sind in den Vorlagen automatisch eine Kopf- und Fußzeile mit Wappen, Schriftzug des jeweiligen Amtes und Informationen zum Fachzentrum enthalten. Das dient nicht nur der Barrierefreiheit, sondern fördert ein einheitliches Erscheinungsbild (Corporate Design) des Amtes in Dokumenten, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
  • Werden alle PDF ins Internet gestellt, die auf barrierefreien Word-Vorlagen basieren?
    • Ein PDF macht im Internet nur dann Sinn, wenn - der Inhalt zu umfangreich oder komplex ist, um ihn auf einer Internetseite selbst darzustellen (z. B. mehrseitige Fachbeiträge, Leitfäden), - es sich um ein Anmeldeformular handelt, - der Inhalt auf einer Internetseite im HTML verfügbar ist, und das PDF lediglich als Zusatz dient. Kurze Informationen (Programme, Veranstaltungseinladungen), die bis zwei Word-Seiten umfassen, sollten generell in HTML, also direkt auf der Internetseite, eingestellt werden. In dem Fall ist ein PDF als Zusatz nicht nötig.
  • Woran erkenne ich, ob mein PDF barrierefrei ist oder nicht?
    • Auf den ersten Blick gar nicht. Wer sich das PDF mit einem Screenreader vorlesen lässt, wird allerdings erhebliche Unterschiede bemerken. Um die Barrierefreiheit konkret zu prüfen, stehen den Zentralredaktionen im Geschäftsbereich entsprechende Werkzeuge zur Verfügung. Die PDF, die auf den barrierefreien Word-Dokumentvorlagen basieren, erzielen bei den Tests sehr gute Ergebnisse.

Barrierefreiheit nutzt allen

Barrierefreiheit hat nicht nur eine technische Komponente, sondern auch eine inhaltliche. Und diese nutzt allen Lesern, nicht nur Menschen mit Einschränkungen. Aus Gründen der Verständlichkeit sollten Inhalt und Sprache einfach und klar sein, Abkürzungen grundsätzlich erläutert, Fremdwörter spärlich eingesetzt und Hyperlinks sinnvoll formuliert werden.
Grundsätzlich hat eine Webseite immer weniger Barrieren als ein PDF-Dokument. Die Hypertext Markup Language, abgekürzt HTML, ist eine textbasierte, maschinenlesbare Sprache zur Strukturierung digitaler Dokumente wie Texte mit Hyperlinks, Bildern und anderen Inhalten. Eine HTML-Seite hat daher immer den Vorrang vor einem PDF, vor allem wenn es sich um kurze Dokumente handelt. Sie barrierefrei nachzubereiten ist wesentlich aufwendiger, als sie in HTML umzuwandeln.
Anleitung im Word
Im Menüband "Barrierefreie Dokumente" finden Sie eine Anleitung: ganz rechts mit Klick auf das blaue Fragezeichen "Info".
Ausführliche Informationen zur Barrierefreiheit im Mitarbeiterportal
im Themenkatalog des Geschäftsbereiches unter Öffentlichkeitsarbeit > Barrierefreiheit.

Ansprechpartnerin
Elke Prell
Sachgebiet IuK3 Öffentlichkeitsarbeit
E-Mail: oeffentlichkeitsarbeit@fueak.bayern.de

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